RODO · AI ACT

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka opisuje, w jaki sposób Helpify przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej i formularzy kontaktowych oraz osób, które kontaktują się z nami w sprawie współpracy. Chcemy, żeby było jasno i uczciwie. Jeśli czegoś w tym dokumencie brakuje lub coś jest niezrozumiałe, napisz na hello@gethelpify.com.

Ostatnia aktualizacja: 12 października 2026

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Maciej Odrobina, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, adres: ul. Szarych Szeregów 1E/6, 44-194 Knurów, NIP 9691675425, REGON 543235659 (dalej: „Helpify”, „Administrator”, „my”).

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

• e-mail: hello@gethelpify.com
• korespondencja pisemna: ul. Szarych Szeregów 1E/6, 44-194 Knurów

Administrator nie ma obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). Do czasu ewentualnego powołania IOD wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych obsługiwane są pod adresem hello@gethelpify.com.

§ 2. Zakres stosowania Polityki

Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej Helpify: odwiedziny, pliki cookies, formularze kontaktowe i formularze umówienia rozmowy;
• komunikacją z nami: korespondencja e-mailowa, rozmowy telefoniczne, spotkania online;
• działaniami marketingowymi: kontakt handlowy, remarketing, media społecznościowe;
• obsługą relacji z klientami: przygotowanie i realizacja umów o współpracę.

Ważne: niniejsza Polityka nie dotyczy danych pacjentów klinik, z którymi współpracujemy. Administratorem tych danych jest klinika, a Helpify przetwarza je na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia. O przetwarzaniu danych pacjenta informuje pacjenta klinika.

§ 3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu, w jaki wchodzisz z nami w interakcję, możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

3.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Imię i nazwisko, nazwa firmy, branża, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, treść wiadomości, odpowiedzi na pytania w formularzu rezerwacji.

3.2. Dane techniczne (zbierane automatycznie)

Adres IP, identyfikator przeglądarki (user agent), system operacyjny, identyfikatory plików cookies, data i godzina zgłoszenia, ścieżka nawigacji w serwisie, w zakresie niezbędnym do działania strony, bezpieczeństwa i ograniczenia spamu.

3.3. Dane głosowe

Strona nie zbiera już danych głosowych; demonstracja agenta AI została wyłączona 6 października 2026 r.

Nagrania i zapisy rozmów telefonicznych i spotkań online opisuje § 5.

3.4. Dane marketingowe

Zgody i preferencje kontaktu, historia komunikacji, interakcje z kampaniami reklamowymi oraz źródło pozyskania kontaktu.

3.5. Dane zapisywane w trakcie wypełniania formularza zgłoszeniowego

Na stronie głównej prowadzimy formularz zgłoszeniowy, po którym przechodzisz do kalendarza rezerwacji. W tym jednym miejscu imię i numer telefonu zapisujemy już w chwili ich wpisania, to znaczy zanim wyślesz formularz. Informujemy o tym przy polu numeru telefonu, zanim zaczniesz je wypełniać.

• zapisujemy wyłącznie imię i numer telefonu, nigdy adresu e-mail ani żadnych innych danych przed wysłaniem formularza;
• robimy to po to, żeby móc zadzwonić do osoby, która zaczęła rezerwować rozmowę i jej nie dokończyła;
• taki kontakt ogranicza się do jednej sprawy: dokończenia rozpoczętej rezerwacji;
• w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania albo poprosić o usunięcie tych danych, pisząc na hello@gethelpify.com, a my zrobimy to bez pytania o powód.

Na stronach zabiegów (implanty, ortodoncja, estetyka uśmiechu, higienizacja, stomatologia dziecięca) nie ma formularza przed kalendarzem: termin wybierasz od razu w kalendarzu rezerwacji. Jeśli żaden termin Ci nie pasuje, możesz tam zostawić imię i numer telefonu z prośbą o telefon. Zapisujemy je dopiero po kliknięciu przycisku i wykorzystujemy wyłącznie do telefonu w sprawie terminu rozmowy. Sprzeciw i prośbę o usunięcie tych danych przyjmujemy tak samo, na hello@gethelpify.com.

Kalkulator na stronie liczy w Twojej przeglądarce: wpisanych liczb nie wysyłamy i nie zapisujemy u siebie. Formularz na stronie pokazowej zabiegu jest przykładem: niczego nie wysyła i niczego nie zapisuje.

Nie dążymy do pozyskiwania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Strona jest adresowana do przedsiębiorców (osób pełnoletnich). Nie kierujemy usług do dzieci.

3.6. Czy musisz podać dane

Nie musisz. Podanie danych jest dobrowolne i żaden przepis Cię do tego nie zobowiązuje. Bez imienia i numeru telefonu nie oddzwonimy, bez danych w formularzu rezerwacji nie umówimy rozmowy.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Każdy proces przetwarzania danych ma swoją podstawę prawną:

§ 5. Demonstracja głosowa i nagrywanie rozmowy

Demonstracja głosowa nie jest już dostępna na stronie; od 6 października 2026 r. strona nie prowadzi rozmów głosowych i nie nagrywa rozmów.

Spotkania online w sprawie współpracy, w tym bezpłatną rozmowę diagnostyczną w Google Meet, nagrywamy i zamieniamy na tekst (transkrypcja) narzędziem Fathom. Fathom dołącza do spotkania jako widoczny uczestnik „Fathom Notetaker”, więc widzisz je od początku rozmowy. Rozmowy telefoniczne w sprawie współpracy prowadzimy przez CloudTalk i możemy zapisać ich nagranie i transkrypcję. Robimy to, żeby mieć rzetelne notatki z rozmowy i wrócić do ustaleń bez proszenia Cię o powtórzenie. Nagranie i zapis trafiają do narzędzi wymienionych w § 9 i do naszej bazy. Jeśli nie chcesz nagrania, powiedz to na początku rozmowy albo napisz na hello@gethelpify.com: nie nagramy rozmowy albo usuniemy nagranie i zapis.

§ 6. Dane głosowe i biometria

Głos człowieka w określonych warunkach może stanowić daną biometryczną w rozumieniu art. 4 pkt 14 RODO. Wyjaśniamy uczciwie, w jaki sposób przetwarzamy głos:

• Rozumienie mowy: jeżeli rozmowa jest nagrywana (§ 5), głos jest przetwarzany po to, aby rozpoznać treść wypowiedzi (transkrypcja). Nagranie nie służy do identyfikacji osoby na podstawie cech głosu, są to dane zwykłe (art. 6 RODO).
• Biometria głosowa (nie stosujemy): nie identyfikujemy ani nie uwierzytelniamy osób na podstawie unikalnych cech ich głosu.
• Klonowanie głosu: nie klonujemy głosów rzeczywistych osób bez ich pisemnej zgody.

§ 7. Transparentność AI (AI Act)

Stosujemy obowiązki transparentności wynikające z Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act), w szczególności art. 50, dotyczącego systemów AI wchodzących w interakcję z ludźmi. W praktyce oznacza to, że:

• strona nie prowadzi rozmów z systemem AI: nie ma na niej czatu ani asystenta głosowego;
• jeżeli rozmowę z Tobą miałby prowadzić system AI, poinformujemy o tym jednoznacznie przed jej rozpoczęciem i w każdym momencie będzie można poprosić o przekierowanie do człowieka;
• nie projektujemy scenariuszy rozmów, które miałyby przekonywać rozmówcę, że rozmawia z człowiekiem, ani wprowadzać go w błąd;
• nie stosujemy zakazanych przez AI Act praktyk, w tym rozpoznawania emocji w kontekście zatrudnienia i edukacji ani biometrycznej kategoryzacji cech chronionych;
• narzędzia AI pomagają nam sporządzać zapisy rozmów i szkice wiadomości; wiadomość przygotowaną w ten sposób czyta i wysyła człowiek.

§ 8. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO, nie oceniamy w ten sposób Twoich praw, zdolności kredytowej ani kwalifikacji.

Do celów marketingowych możemy w ograniczonym zakresie stosować profilowanie (dopasowanie treści do zainteresowań), wobec którego w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw.

§ 9. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy tylko firmom, bez których strona i nasze usługi by nie działały. Przetwarzają je wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Wyjątkiem jest Meta: przy pikselu Meta jesteśmy współadministratorami (§ 13a).

Przekazanie danych do systemu rezerwacji. Kalendarz jest osadzony na naszej stronie, ale prowadzi go Cal.com jako nasz podmiot przetwarzający.

• Strony zabiegów: gdy otwierasz jedną z nich, Twoja przeglądarka pyta Cal.com o wolne terminy i Cal.com widzi przy tym Twój adres IP. Gdy wybierzesz godzinę, przekazujemy do Cal.com techniczny identyfikator wizyty, informację, że rezerwacja pochodzi z tej strony, oraz parametry kampanii z adresu strony (utm, fbclid, gclid). Imię, e-mail i numer wpisujesz już w formularzu Cal.com.
• Strona główna: po wysłaniu formularza przekazujemy do Cal.com imię, adres e-mail, numer telefonu i techniczny identyfikator zgłoszenia, żeby wypełnić za Ciebie pola rezerwacji.

Potwierdzenie rezerwacji z linkiem do Google Meet wysyła Cal.com. Dane rezerwacji kopiujemy do naszej bazy, żeby połączyć rezerwację ze zgłoszeniem i powiadomić właściciela o terminie.

§ 10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część odbiorców z § 9 ma siedzibę w USA albo korzysta z serwerów w USA. Przekazanie danych opieramy na:

• decyzji Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), gdy firma jest na liście DPF (dataprivacyframework.gov): dotyczy Google, Meta i Vercel;
• standardowych klauzulach umownych przyjętych decyzją Komisji (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), jeżeli przewiduje je umowa z dostawcą spoza listy DPF: dotyczy to Cal.com i Supabase. Zgodność tych umów z decyzją 2021/914 wciąż sprawdzamy.

Dla Telegramu, przez który dziś idzie powiadomienie właściciela, nie potwierdziliśmy jeszcze mechanizmu przekazania: pracujemy nad tym, żeby to powiadomienie w ogóle nie niosło danych osobowych.

Dla Fathom, CloudTalk i Anthropic miejsce przetwarzania danych i mechanizm przekazania jeszcze potwierdzamy.

Kopię klauzul, o ile już je potwierdziliśmy, prześlemy na prośbę wysłaną na hello@gethelpify.com.

§ 11. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
• prawo do sprostowania danych (art. 16);
• prawo do usunięcia danych (art. 17);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20);
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego (art. 21);
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

Wniosek o realizację praw możesz złożyć na hello@gethelpify.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca.

Prawo sprzeciwu. Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść sprzeciw zawsze, bez podawania przyczyny, a wtedy przestaniemy używać Twoich danych do tego celu. Wystarczy e-mail na hello@gethelpify.com.

§ 12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO): szyfrowanie połączeń (TLS/HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach, uwierzytelnianie kont administracyjnych, regularne aktualizacje bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz zobowiązania do poufności i upoważnienia dla osób mających dostęp do danych. Stosujemy także procedurę reagowania na incydenty zgodną z art. 33 RODO.

§ 13. Pliki cookies i podobne technologie

Bez Twojej zgody strona nie zapisuje w Twojej przeglądarce plików cookies. W pamięci przeglądarki zapisuje tylko to, co wymienia tabela niżej: Twój wybór z okna zgód i techniczne znaczniki, które znikają po zamknięciu karty. Pliki analityczne i marketingowe uruchamiamy dopiero po zgodzie w danej kategorii. Swoją zgodę zmienisz w dowolnym momencie tutaj: Ustawienia cookies, a także w ustawieniach przeglądarki. Po wycofaniu zgody usuwamy pliki Google i Meta z tej domeny.

Zapytanie o wolne terminy do Cal.com (§ 9) nie zapisuje niczego w Twojej przeglądarce.

§ 13a. Meta Pixel i współadministrowanie z Meta

Jeśli zgodzisz się na pliki marketingowe, na naszej stronie działa Meta Pixel. W zakresie zbierania danych na naszej stronie i przekazywania ich do Meta jesteśmy współadministratorem razem z Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia). Cel: pomiar skuteczności naszych reklam na Facebooku i Instagramie i docieranie z reklamą do osób, które odwiedziły stronę. Uzgodniliśmy z Meta, że to my podajemy Ci te informacje, a Meta odpowiada za realizację Twoich praw (art. 15-20 RODO) wobec danych, które przechowuje po ich otrzymaniu. Informacje o tym, jak Meta przetwarza dane, na jakiej podstawie i jak skorzystać z praw wobec Meta: facebook.com/about/privacy.

§ 14. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianami przepisów, technologii lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej zmiany widoczną na górze dokumentu.