RODO · AI Act
Polityka prywatności
Niniejsza Polityka opisuje, w jaki sposób Helpify przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej, formularzy kontaktowych, demonstracji głosowej agenta AI („demo”) oraz osób, które kontaktują się z nami w sprawie współpracy. Chcemy, żeby było jasno i uczciwie. Jeśli czegoś w tym dokumencie brakuje lub coś jest niezrozumiałe, napisz na hello@gethelpify.com.
Ostatnia aktualizacja: 11 sierpnia 2026
Transparentność AI w skrócie
Nasi agenci to systemy sztucznej inteligencji. Zanim rozpocznie się właściwa rozmowa, każdy rozmówca słyszy wyraźny komunikat, że rozmawia z AI, a nie z człowiekiem, oraz że rozmowa może być nagrywana. W każdej chwili możesz zakończyć rozmowę lub poprosić o kontakt z człowiekiem.
§ 1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Maciej Odrobina, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą z siedzibą pod adresem ul. Szarych Szeregów 1E/6, 44-194 Knurów, NIP 9691675425, REGON 543235659 (dalej: „Helpify”, „Administrator”, „my”).
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:
- e-mail: hello@gethelpify.com
- korespondencja pisemna: ul. Szarych Szeregów 1E/6, 44-194 Knurów
Administrator nie ma obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). Do czasu ewentualnego powołania IOD wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych obsługiwane są pod adresem hello@gethelpify.com.
§ 2. Zakres stosowania Polityki
Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z:
- korzystaniem ze strony internetowej Helpify: odwiedziny, pliki cookies, formularze kontaktowe i formularze umówienia rozmowy;
- demonstracją głosową agenta AI („demo”): rozmowa z agentem głosowym prowadzona w celu prezentacji działania usługi;
- komunikacją z nami: korespondencja e-mailowa, rozmowy telefoniczne, spotkania online;
- działaniami marketingowymi: kontakt handlowy, remarketing, media społecznościowe;
- obsługą relacji z klientami: przygotowanie i realizacja umów o wdrożenie agentów głosowych AI.
Ważne: niniejsza Polityka nie dotyczy produkcyjnych usług Voice AI świadczonych naszym klientom (agenci głosowi obsługujący ruch przychodzący i wychodzący klienta). W takim modelu administratorem danych rozmówców jest klient, a Helpify działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych. To klient odpowiada za realizację obowiązku informacyjnego wobec swoich rozmówców.
§ 3. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu, w jaki wchodzisz z nami w interakcję, możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
3.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe
Imię i nazwisko, nazwa firmy, branża, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, treść wiadomości.
3.2. Dane techniczne (zbierane automatycznie)
Adres IP, identyfikator przeglądarki (user agent), system operacyjny, identyfikatory plików cookies, data i godzina zgłoszenia, ścieżka nawigacji w serwisie, w zakresie niezbędnym do działania strony, bezpieczeństwa i ograniczenia spamu.
3.3. Dane głosowe z demonstracji agenta AI
Jeżeli korzystasz z demo głosowego, przetwarzamy:
- numer telefonu, z którego lub na który realizowane jest demo;
- metadane połączenia (data, godzina, czas trwania, status połączenia);
- nagranie rozmowy demo (cyfrowy zapis jej przebiegu);
- transkrypcję rozmowy (automatyczną konwersję głosu na tekst) wraz z metadanymi;
- treści, które dobrowolnie podasz w trakcie rozmowy (np. imię, sprawa, preferencje).
3.4. Dane marketingowe
Zgody i preferencje kontaktu, historia komunikacji, interakcje z kampaniami reklamowymi oraz źródło pozyskania kontaktu.
3.5. Dane zapisywane w trakcie wypełniania formularza zgłoszeniowego
Na stronie ofertowej dla klinik prowadzimy formularz zgłoszeniowy, po którym przechodzisz do kalendarza rezerwacji. W tym jednym miejscu imię i numer telefonu zapisujemy już w chwili ich wpisania, to znaczy zanim wyślesz formularz. Informujemy o tym przy polu numeru telefonu, zanim zaczniesz je wypełniać.
- zapisujemy wyłącznie imię i numer telefonu, nigdy adresu e-mail ani żadnych innych danych przed wysłaniem formularza;
- robimy to po to, żeby móc zadzwonić do osoby, która zaczęła rezerwować rozmowę i jej nie dokończyła;
- taki kontakt ogranicza się do jednej sprawy: dokończenia rozpoczętej rezerwacji;
- w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania albo poprosić o usunięcie tych danych, pisząc na hello@gethelpify.com, a my zrobimy to bez pytania o powód.
Nie dążymy do pozyskiwania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Strona i demo są adresowane do przedsiębiorców (osób pełnoletnich). Nie kierujemy usług do dzieci.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Każdy proces przetwarzania danych ma swoją podstawę prawną:
| Cel | Podstawa prawna RODO | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza, kontakt zwrotny, przygotowanie oferty | art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (komunikacja B2B) | do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Kontakt telefoniczny w sprawie rozpoczętej i niedokończonej rezerwacji rozmowy (dane z § 3.5) | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: dokończenie kontaktu rozpoczętego przez samą osobę) oraz lit. a (zgoda wyrażona wysłaniem formularza), jeżeli formularz został wysłany | do 90 dni od zapisania, chyba że rezerwacja doszła do skutku |
| Uruchomienie demo głosowego, nagranie i transkrypcja rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) oraz lit. b (działania na żądanie osoby) | nagrania i transkrypcje: maksymalnie 30 dni |
| Zawarcie i wykonanie umowy o współpracę / wdrożenie | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) | czas trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń |
| Marketing własnych usług, kontakt handlowy | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) oraz lit. f (marketing bezpośredni) | do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu |
| Analityka i pomiar skuteczności reklam (cookies) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda na cookies) | zgodnie z ustawieniami narzędzia |
| Bezpieczeństwo strony i przeciwdziałanie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: bezpieczeństwo IT) | do 12 miesięcy (logi) |
| Dokumentacja księgowa i podatkowa | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | 5 lat od końca roku kalendarzowego |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes prawny) | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
§ 5. Demonstracja głosowa i nagrywanie rozmowy
Demo pozwala Ci na żywo usłyszeć, jak działa nasz agent głosowy AI. Jeżeli z niego korzystasz:
- zanim rozpocznie się właściwa rozmowa, słyszysz komunikat informujący, że rozmawiasz z systemem AI, a nie z człowiekiem, oraz że rozmowa może być nagrywana i transkrybowana;
- rozmowa jest nagrywana i transkrybowana wyłącznie w celu prezentacji działania usługi oraz kontroli jakości;
- nagranie i jego transkrypcję przechowujemy maksymalnie 30 dni, po czym są automatycznie usuwane;
- w każdej chwili możesz przerwać rozmowę, rozłączyć się lub poprosić o kontakt z człowiekiem, bez podawania przyczyny;
- Twoje dane głosowe z demo nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI naszych ani naszych dostawców.
Zgodnie z art. 267 Kodeksu karnego nagrywanie rozmów może wymagać zgody rozmówcy. Korzystając z demo i kontynuując rozmowę po wysłuchaniu komunikatu informacyjnego, wyrażasz zgodę na nagrywanie i transkrypcję w celach opisanych w niniejszej Polityce. Zgodę możesz wycofać w każdym momencie, patrz § 9.
§ 6. Dane głosowe i biometria
Głos człowieka w określonych warunkach może stanowić daną biometryczną w rozumieniu art. 4 pkt 14 RODO. Wyjaśniamy uczciwie, w jaki sposób przetwarzamy głos:
- Rozumienie mowy (standard): głos jest przetwarzany po to, aby rozpoznać treść wypowiedzi (transkrypcja) i prowadzić rozmowę. Nagranie nie służy do identyfikacji osoby na podstawie cech głosu, są to dane zwykłe (art. 6 RODO).
- Biometria głosowa (nie stosujemy): nie identyfikujemy ani nie uwierzytelniamy osób na podstawie unikalnych cech ich głosu w ramach standardowych usług.
- Klonowanie głosu: standardowo nie klonujemy głosów rzeczywistych osób, korzystamy z syntetycznych bibliotek głosów dostarczanych przez naszych dostawców. Klonowanie głosu konkretnej osoby jest możliwe wyłącznie na jej pisemną zgodę i na ściśle określony zakres. Klonowanie głosu osoby publicznej lub zmarłej bez zgody jest u nas zakazane.
§ 7. Transparentność AI (AI Act)
Stosujemy obowiązki transparentności wynikające z Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act), w szczególności art. 50, dotyczącego systemów AI wchodzących w interakcję z ludźmi. W praktyce oznacza to, że:
- każdy rozmówca jest jednoznacznie informowany, że rozmawia z systemem AI;
- w każdym momencie rozmowy można poprosić o przekierowanie do człowieka;
- nie projektujemy scenariuszy rozmów, które miałyby przekonywać rozmówcę, że rozmawia z człowiekiem, ani wprowadzać go w błąd;
- nie stosujemy zakazanych przez AI Act praktyk, w tym rozpoznawania emocji w kontekście zatrudnienia i edukacji, biometrycznej kategoryzacji cech chronionych ani generowania deepfake'ów bez zgody.
§ 8. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nasi agenci wykorzystują AI do rozpoznawania mowy, klasyfikacji intencji, syntezy głosu i generowania odpowiedzi. Procesy te nie stanowią automatycznego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO, nie oceniamy w ten sposób Twoich praw, zdolności kredytowej ani kwalifikacji.
Do celów marketingowych możemy w ograniczonym zakresie stosować profilowanie (dopasowanie treści do zainteresowań), wobec którego w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw.
§ 9. Odbiorcy danych i podwykonawcy
Powierzamy dane zaufanym dostawcom, którzy przetwarzają je wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia. Stosujemy zasadę minimalizacji: dostęp do danych ma tylko tyle podmiotów, ile jest niezbędne do świadczenia usługi.
| Kategoria dostawcy | Funkcja |
|---|---|
| Dostawca hostingu strony | Hosting strony internetowej i formularzy |
| Dostawca ochrony i analityki ruchu | Ochrona przed botami, bezpieczeństwo, analityka |
| Dostawca telekomunikacyjny (VoIP/SMS) | Realizacja połączeń demo i wiadomości weryfikacyjnych |
| Dostawcy technologii głosowej AI | Synteza mowy, transkrypcja mowy na tekst, model językowy prowadzący rozmowę |
| Dostawca poczty transakcyjnej | Wysyłka wiadomości i powiadomień |
| System CRM i kalendarz rezerwacji | Zarządzanie kontaktami i umawianie spotkań |
| Narzędzia marketingowe i analityczne | Pomiar skuteczności reklam i remarketing (za zgodą na cookies) |
| Biuro rachunkowe, kancelarie, organy publiczne | Obsługa księgowa i prawna oraz przypadki przewidziane prawem |
Przekazanie danych do systemu rezerwacji
Kalendarz rezerwacji jest osadzony na naszej stronie, ale prowadzi go zewnętrzny dostawca działający jako nasz podmiot przetwarzający. Po wysłaniu formularza zgłoszeniowego Twoje imię, adres e-mail i numer telefonu są przekazywane do tego systemu, żeby wypełnić za Ciebie pola rezerwacji i żebyś nie wpisywał ich drugi raz. Razem z nimi przekazujemy techniczny identyfikator zgłoszenia, który pozwala nam połączyć wysłany formularz z umówionym terminem.
Te same dane trafiłyby do systemu rezerwacji w chwili potwierdzenia terminu. Przekazanie ich wcześniej zmienia moment, a nie odbiorcę ani zakres.
Aktualną, szczegółową listę podwykonawców udostępniamy na żądanie skierowane na hello@gethelpify.com.
§ 10. Przekazywanie danych poza EOG
Część dostawców, z których korzystamy (np. dostawcy technologii głosowej AI czy narzędzi marketingowych), może mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO:
- standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub
- certyfikacji dostawcy w ramach Data Privacy Framework (decyzja o adekwatności dla USA).
Na żądanie udostępnimy informację o zastosowanych zabezpieczeniach dla konkretnego transferu.
§ 11. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa wynikające z RODO:
- prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
- prawo do sprostowania danych (art. 16);
- prawo do usunięcia danych (art. 17);
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- prawo do przenoszenia danych (art. 20);
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego (art. 21);
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Wniosek o realizację praw możesz złożyć na hello@gethelpify.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Newsletter i komunikację marketingową możesz wyłączyć w każdej chwili, klikając „Wypisz się” w wiadomości lub pisząc do nas.
§ 12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO): szyfrowanie połączeń (TLS/HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach, uwierzytelnianie kont administracyjnych, regularne aktualizacje bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz zobowiązania do poufności i upoważnienia dla osób mających dostęp do danych. Stosujemy także procedurę reagowania na incydenty zgodną z art. 33 RODO.
§ 14. Zmiany Polityki
Możemy aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianami przepisów, technologii lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej zmiany widoczną na górze dokumentu.
Maciej Odrobina · NIP 9691675425 · REGON 543235659 · ul. Szarych Szeregów 1E/6, 44-194 Knurów · hello@gethelpify.com