Agencja marketingowa dla kliniki stomatologicznej: 9 pytań
Opublikowano
W skrócie
Agencję marketingową dla kliniki stomatologicznej wybierasz po odpowiedziach na dziewięć pytań o pieniądze, własność i odpowiedzialność. Cztery pytania dotyczą opłat i umowy. Dwa dotyczą tego, co zostaje u Ciebie, a trzy tego, kto odpowiada za zgłoszenia i liczby. Odpowiedzi poproś na piśmie, zanim podpiszesz umowę. Pytania zebraliśmy w tabeli, którą możesz wysłać agencji w mailu.
Dla kogo jest ten tekst
Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz prywatną klinikę stomatologiczną albo nią zarządzasz i wybierasz agencję. Przyda się też, gdy przedłużasz umowę albo masz na biurku ofertę od kolejnej firmy. W rozmowach z klinikami często słyszymy, że klinika ma już agencję, firmę marketingową albo własny dział marketingu. Pytania przydadzą się w każdej z tych sytuacji.
Jeśli Twój grafik jest pełny na kilka miesięcy i nie szukasz nowych pacjentów, ten tekst Ci nie pomoże. Wróć do niego, gdy pojawią się wolne terminy.
Tekst napisaliśmy w Helpify. Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Kim jesteśmy, opisujemy na stronie o Helpify.
Dlaczego pytania, a nie ranking
W wynikach Google, w sekcji „Podobne pytania”, pada pytanie, która agencja jest najlepsza. Bez Twoich liczb nie ma na nie uczciwej odpowiedzi. To, co pasuje jednej klinice, nie musi pasować drugiej, bo każda ma inne wolne terminy, zabiegi i budżet.
W rozmowach z klinikami słyszymy, że przed decyzją klinika pyta o wyniki i referencje. Te pytania warto zadać. Pytania z tabeli dodają do nich warunki, które potem znajdziesz w umowie. Przy każdym pytaniu wpisz odpowiedź agencji i datę maila, w którym przyszła.
| Pytanie | Dlaczego je zadajesz | Co warto mieć na piśmie |
|---|---|---|
| 1. Za co płacę jednorazowo, a za co co miesiąc? Od kiedy liczy się opłata miesięczna? | Żeby wiedzieć, ile zapłacisz, zanim ruszą reklamy. | Lista opłat z zakresem każdej i dzień, od którego liczy się opłata miesięczna. |
| 2. Czy wynagrodzenie agencji zależy od wysokości budżetu reklamowego? | Żeby wiedzieć, co stanie się z opłatą, gdy zmienisz budżet na reklamy. | Sposób liczenia wynagrodzenia, osobno od budżetu na reklamy. |
| 3. Co się dzieje, gdy start się opóźni? | Żeby wiedzieć, kto ponosi skutki opóźnienia. | Termin startu reklam, zadania kliniki, które mogą go przesunąć, i to, co agencja robi, gdy go nie dotrzyma. |
| 4. Na ile miesięcy jest umowa i jak ją wypowiedzieć? | Żeby wiedzieć, na jak długo się wiążesz. | Minimalny okres umowy, dzień, od którego się liczy, i okres wypowiedzenia. |
| 5. Czyje jest konto reklamowe? | Żeby przy zmianie agencji zachować swoje kampanie i ich historię. | Na kogo jest założone konto i kto ma do niego dostęp. |
| 6. Co zostaje u kliniki po zakończeniu współpracy? | Żeby wiedzieć, co jest Twoje, a z czego korzystasz tylko w czasie umowy. | Co dzieje się z filmami, stroną i danymi zgłoszeń po ostatnim miesiącu umowy. |
| 7. Czy prowadzicie kampanię na ten sam zabieg dla kliniki w mojej okolicy? | Żeby Twoje reklamy nie konkurowały z reklamami tej samej agencji. | Zakres wyłączności, czyli zabieg i obszar. |
| 8. Co dzieje się ze zgłoszeniem po formularzu? | Żeby wiedzieć, kto pilnuje, by recepcja oddzwoniła. | Kto dostaje zgłoszenie, jak dowiaduje się o nim recepcja i co się dzieje, gdy pacjent nie odbierze. |
| 9. Które liczby zobaczę co miesiąc? | Żeby porównać wydatki na reklamy z liczbą pacjentów, którzy przyszli. | Lista liczb w raporcie i miejsce, w którym je zobaczysz. |
Pytania o pieniądze
1. Za co płacę jednorazowo, a za co co miesiąc?
Poproś o listę wszystkich opłat. Przy każdej ma stać, co obejmuje i kiedy ją płacisz. Najważniejsze jest pytanie, od którego dnia liczy się opłata miesięczna. Może to być dzień podpisania umowy albo dzień startu reklam. Między nimi mija czas na przygotowanie strony, filmów i kampanii.
W rozmowach z klinikami często słyszymy obawę przed zapłatą z góry. Dlatego zapytaj, za co płacisz przed startem reklam i co za te pieniądze dostajesz.
Budżet na reklamy to osobna pozycja. Zapytaj, czy płacisz go agencji, czy bezpośrednio platformie reklamowej. Jak porównać oferty na liczbach, pokazujemy w tekście o koszcie pozyskania pacjenta na implanty.
2. Czy wynagrodzenie zależy od wysokości budżetu reklamowego?
Zapytaj, jak agencja liczy swoje wynagrodzenie. Zapytaj też, czy zmieni się ono, gdy zwiększysz albo zmniejszysz budżet na reklamy. Z odpowiedzią na piśmie policzysz, ile zapłacisz w miesiącu z wyższym budżetem.
3. Co się dzieje, gdy start się opóźni?
Zapytaj o termin startu reklam liczony od podpisania umowy. Zapytaj też, co agencja robi, jeśli go nie dotrzyma. Termin zależy też od kliniki, na przykład od akceptacji scenariuszy filmów, terminu nagrania i przekazania dostępów. Dobrze, gdy umowa wymienia te zadania wprost. Wtedy obie strony wiedzą, kiedy opóźnienie jest po stronie agencji, a kiedy po stronie kliniki.
4. Na ile miesięcy jest umowa i jak ją wypowiedzieć?
Zapytaj o minimalny okres umowy i o to, od kiedy się liczy: od podpisania czy od startu reklam. Zapytaj też o okres wypowiedzenia. Z tych dwóch odpowiedzi policzysz, ile najmniej zapłacisz, jeśli zechcesz zakończyć współpracę.
Pytania o własność
5. Czyje jest konto reklamowe?
Na koncie reklamowym są Twoje kampanie i ich historia. Zapytaj, na kogo jest założone i kto ma do niego dostęp. Zapytaj też, czy po zakończeniu współpracy zachowasz pełny dostęp do konta.
6. Co zostaje u kliniki po zakończeniu współpracy?
Zapytaj osobno o filmy, o stronę, na którą prowadzą reklamy, i o dane zgłoszeń. Przy filmach zapytaj, czy możesz ich dalej używać i jak długo. Jeśli w filmach występuje twórca, czyli osoba, która nagrywa filmy do reklam, zapytaj też, kto zawiera z nim umowę i kto mu płaci. Przy stronie zapytaj, czy ją dostaniesz i w jakiej formie. Przy danych zapytaj, czy dostaniesz listę zgłoszeń i co stanie się z danymi pacjentów po zakończeniu umowy. Zapisy o danych pacjentów sprawdź z prawnikiem.
Pytania o odpowiedzialność
7. Czy agencja prowadzi kampanię na ten sam zabieg dla kliniki w Twojej okolicy?
W rozmowach z klinikami słyszymy obawę, że firma marketingowa pracuje też dla kliniki obok. Zapytaj o to wprost. Jeśli agencja obiecuje wyłączność, poproś o zapis w umowie, na jaki zabieg i na jaki obszar.
8. Co dzieje się ze zgłoszeniem po formularzu?
Zgłoszenie zamienia się w wizytę dopiero wtedy, gdy ktoś z kliniki porozmawia z tą osobą i umówi termin. Zapytaj, gdzie trafia zgłoszenie i jak recepcja się o nim dowiaduje. Zapytaj też, kto pilnuje, żeby recepcja oddzwoniła, i co się dzieje, gdy pacjent nie odbierze. Jeśli ten etap zostaje tylko po stronie kliniki, wyznacz w recepcji osobę, która go prowadzi.
9. Które liczby zobaczysz co miesiąc?
Poproś o listę liczb, które dostaniesz co miesiąc, i o miejsce, w którym je zobaczysz. Kliknięcia i wyświetlenia nie powiedzą Ci, ilu pacjentów przyszło. Zapytaj więc, czy zobaczysz liczbę zgłoszeń, umówionych wizyt i pacjentów, którzy przyszli, oraz wydatki na reklamy. Jakie pytania o liczby zadać obecnej agencji, piszemy w tekście o tym, jak pozyskać pacjentów do kliniki stomatologicznej.
Jak czytać odpowiedzi
Poproś o odpowiedzi na piśmie, w mailu albo w ofercie. Ustną odpowiedź trudno potem sprawdzić, a mail porównasz z umową przed podpisem.
Szukaj liczb i dat zamiast przymiotników. Zapis „szybki start” nie jest terminem, a data liczona od podpisania umowy już tak. Zapis „pełna przejrzystość” nie mówi, które liczby zobaczysz, a lista liczb w raporcie mówi.
„Nie wiem” też jest odpowiedzią. Jeśli agencja czegoś jeszcze nie wie, poproś, żeby napisała, kiedy to sprawdzi.
Na koniec połóż odpowiedzi obok projektu umowy. Jeśli coś jest w mailu, a brakuje tego w umowie, poproś o dopisanie. Jeśli masz już agencję, zadaj jej te same pytania przy przedłużeniu umowy. Odpowiedzi pokażą, co już jest ustalone, a co warto dopisać.
Jak robimy to my
Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel.
Płacisz raz za start kampanii: stronę zabiegu, filmy do reklam i przygotowanie recepcji. Potem stałą opłatę miesięczną za obsługę kampanii, liczoną dopiero od dnia, w którym ruszają reklamy. Budżet na reklamy płacisz osobno, bezpośrednio do Mety. Kwoty pokażę Ci razem z planem dla Twojej kliniki. Wynagrodzenie Helpify nie zależy od wysokości budżetu reklamowego kliniki.
Reklamy ruszają najpóźniej 8 tygodni od podpisania umowy. Jeśli nie ruszą z naszej winy, oddajemy opłatę za start kampanii. Jeśli opóźnienie jest po stronie kliniki, termin się przesuwa. Umowa obejmuje minimum 3 miesiące reklam, liczone od dnia startu reklam, a potem możesz ją wypowiedzieć z miesięcznym wyprzedzeniem.
Filmy i strona zabiegu zostają u Ciebie, a konto reklamowe jest Twoje od początku. Po zakończeniu współpracy wyłączamy SMS-y, panel i obsługę kampanii. Kampanii na ten sam zabieg nie poprowadzimy dla innej kliniki w Twojej okolicy. Twoje reklamy nie będą więc konkurować o pacjentów z naszymi reklamami dla kliniki z sąsiedztwa.
Prowadzimy reklamy na Facebooku i Instagramie z filmami nagranymi w klinice i budujemy stronę zabiegu z formularzem. Po każdym zgłoszeniu pacjent dostaje potwierdzenie, a recepcja przypomnienia, żeby oddzwoniła i umówiła termin. Przypominamy pacjentom o wizytach, a po nieobecności pomagamy umówić nowy termin. W panelu klinika widzi zgłoszenia, umówione wizyty, pacjentów, którzy przyszli, i wydatki na reklamy.
Filmy są w opłacie za start kampanii. Twórcę zatrudniamy i opłacamy my, a Ty dostajesz jedną fakturę od Helpify. Opłaty i budżet na reklamy płacisz niezależnie od wyniku. Z obecnej agencji nie musisz rezygnować.
Wszystkie kroki opisujemy na stronie System Helpify. Umów bezpłatną rozmowę diagnostyczną. Trwa 30 minut, odbywa się online i prowadzi ją Maciej Odrobina, założyciel Helpify. Wybierz termin rozmowy.
Pytania i odpowiedzi
Która agencja marketingowa jest najlepsza?
Bez Twoich liczb, na przykład wolnych terminów i budżetu na reklamy, nie ma na to uczciwej odpowiedzi. Zadaj każdej agencji te same dziewięć pytań i porównaj odpowiedzi na piśmie. Wybierz tę, której odpowiedzi umiesz sprawdzić w umowie i w comiesięcznym raporcie.
Czy muszę rezygnować z obecnej agencji?
To zależy od umowy z obecną agencją i od tego, czy nowa firma może prowadzić swój kierunek obok niej. Sprawdź w obecnej umowie zapisy o wyłączności i zapytaj o to obie firmy. Jeśli rozmawiasz z nami, z obecnej agencji nie musisz rezygnować.
Czy agencja może obiecać liczbę pacjentów?
Liczba pacjentów zależy także od decyzji samych pacjentów, więc każdą obietnicę liczby sprawdź na piśmie razem z jej warunkami. My liczby pacjentów nie obiecujemy. Opłatę za start kampanii oddajemy tylko wtedy, gdy reklamy nie ruszą w 8 tygodni od podpisania umowy z naszej winy. Jeśli opóźnienie jest po stronie kliniki, termin się przesuwa.