Pusty grafik kliniki stomatologicznej: ile kosztuje wolny fotel

W skrócie

Wolny fotel kosztuje Twoją klinikę przychód z leczenia, którego nikt na nim nie zaczął. Kwotę za jeden miesiąc policzysz, mnożąc trzy liczby z własnej kliniki opisane w tabeli niżej. Wynik pomnożony przez dwanaście pokazuje, ile przychodu nie wpływa przez rok. To przychód, a nie zarobek, i nie obietnica, że ktoś te terminy zapełni. Z tą kwotą łatwiej zdecydować, ile warto wydać na nowych pacjentów.

Dla kogo jest ten tekst

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz prywatną klinikę stomatologiczną albo nią zarządzasz i w grafiku zostają wolne terminy. Może to być nowy lekarz z pustymi przedpołudniami. Może to być nowy fotel, za który płacisz co miesiąc, a który część dnia stoi.

Jeśli każdy lekarz w Twojej klinice ma grafik pełny na miesiące, ten tekst Ci nie pomoże. Nie masz wolnych terminów, więc nie ma czego liczyć.

Tekst napisaliśmy w Helpify. Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Kim jesteśmy, opisujemy na stronie O Helpify.

Trzy liczby do rachunku

Do rachunku potrzebujesz trzech liczb z własnej kliniki. Licz je osobno dla każdego lekarza i każdego zabiegu, na który masz wolne terminy.

Jeśli terminarz nie pokazuje, kto zaczął leczenie, policz to ręcznie na nowych pacjentach z jednego miesiąca. Wynik będzie przybliżony, więc zapisz, skąd go masz.

Pełna klinika i pusty fotel naraz

W rozmowach z klinikami słyszymy, że jeden lekarz ma grafik pełny, a u innego zostają wolne terminy albo cały fotel stoi wolny. Z zewnątrz klinika wygląda wtedy na pełną i łatwo przeoczyć wolne godziny.

Pełny bywa jeden lekarz albo jeden zabieg. Dlatego pierwszą liczbę z tabeli licz lekarz po lekarzu:

1. Otwórz terminarz na najbliższy miesiąc i wypisz każdego lekarza osobno.
2. Przy każdym zaznacz wolne godziny, w których przyjmuje nowych pacjentów.
3. Zapisz, na jakie zabiegi są te godziny. Wolne przedpołudnie lekarza, który nie wykonuje implantacji, nie zapełni się pacjentem na implanty.
4. Sprawdź, kto czeka na termin u lekarza z pełnym grafikiem. Część tych osób może przyjąć inny lekarz na ten sam zabieg, zanim wydasz cokolwiek na nowych pacjentów.

Jeśli wolne terminy ma dwóch lekarzy, zrób dwa rachunki i dodaj wyniki.

Rachunek krok po kroku

Rachunek zrobisz na kartce albo w telefonie.

1. Weź liczbę pacjentów, których lekarz mógłby jeszcze przyjąć w miesiącu.
2. Pomnóż ją przez liczbę pacjentów na 100, którzy zaczynają leczenie. Wynik podziel przez 100. To pacjenci, którzy w miesiącu mogliby zacząć leczenie.
3. Pomnóż ten wynik przez średnią wartość leczenia. Dostajesz przychód z leczenia, który w miesiącu nie wpłynął, bo nikt tego leczenia nie zaczął.
4. Pomnóż kwotę przez dwanaście. Tyle przychodu nie wpłynie w roku, jeśli grafik zostanie taki jak dziś.

Leczenie może trwać kilka miesięcy, więc pieniądze nie wpływają w miesiącu pierwszej wizyty. Rachunek mówi, ile leczenia nie zaczęło się w danym miesiącu. Nie mówi, ilu pieniędzy zabraknie na koncie w tym samym miesiącu.

Jeśli którejś liczby nie znasz dokładnie, policz dwa razy. Raz wpisz ostrożną wartość, a raz tę z terminarza. Dostaniesz przedział zamiast jednej kwoty.

Przykład na liczbach

Przykład poglądowy, dane fikcyjne. To nie są wyniki Helpify, nasze ceny ani typowe wartości dla klinik. Lekarz ma wolne przedpołudnia i mógłby w miesiącu przyjąć jeszcze 20 nowych pacjentów. Na 100 pacjentów po pierwszej wizycie leczenie zaczyna u niego 30. Średnia wartość leczenia wynosi 6 000 zł. Mnożysz 20 przez 30 i dzielisz przez 100. Wychodzi 6 pacjentów, którzy w miesiącu mogliby zacząć leczenie. Tych 6 osób razy 6 000 zł daje 36 000 zł przychodu z leczenia, który nie wpłynął w jednym miesiącu. Razy dwanaście daje 432 000 zł w roku.

Jeśli którakolwiek z trzech liczb jest u Ciebie mniejsza, wynik maleje w tej samej proporcji. Dlatego nie przenoś kwoty z przykładu do swojej kliniki.

Przychód to nie zarobek

Wynik rachunku to przychód z leczenia, a nie zarobek kliniki. Wartość leczenia nie jest zyskiem. Od przychodu odejmij materiały i laboratorium. Odejmij też czas lekarza, jeśli płacisz mu procent od wykonanego leczenia.

Jeśli lekarz ma stałe wynagrodzenie, płacisz je także za godziny, w których fotel stoi pusty. To samo dotyczy czynszu, rat za sprzęt i pensji zespołu. Tych kosztów nie odejmuj od wyniku, bo klinika ponosi je i tak.

Wynik rachunku nie jest też obietnicą. Pokazuje, ile mogłoby wpłynąć, gdyby wolne terminy się zapełniły, a pacjenci zaczynali leczenie tak jak dotąd. Nie mówi, ilu pacjentów przyjdzie z reklam ani z innego źródła.

Co zrobić z wynikiem

W rozmowach z klinikami często słyszymy pytanie, ile konsultacji musi przyjść, żeby wydatek na reklamę miał sens. Odpowiesz na nie tym samym rachunkiem, tylko od drugiej strony:

1. Od średniej wartości leczenia odejmij materiały, laboratorium i czas lekarza. To zostaje Ci z jednego leczenia.
2. Pomnóż tę kwotę przez liczbę pacjentów na 100, którzy zaczynają leczenie, i podziel przez 100. Tyle średnio daje jedna odbyta konsultacja.
3. Podziel miesięczny wydatek na pozyskanie pacjentów przez ten wynik. Tyle konsultacji musi się odbyć w miesiącu, żeby wydatek się zwrócił.
4. Sprawdź, czy tyle konsultacji zmieści się w wolnych terminach.

Do wydatku wlicz budżet na reklamy i wynagrodzenie firmy, która je prowadzi. Jeśli potrzebnych konsultacji jest więcej niż wolnych terminów, według tego rachunku wydatek się nie zwróci nawet przy pełnym grafiku. Jak policzyć koszt pozyskania jednego pacjenta, opisaliśmy w tekście o koszcie pozyskania pacjenta na implanty.

Jeśli pracujesz z agencją, zapytaj ją, ile zgłoszeń przyszło z reklam w ostatnich miesiącach i na jaki zabieg. Liczbę konsultacji, które się odbyły, sprawdź w terminarzu.

Jak robimy to my

Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Prowadzimy reklamy na Facebooku i Instagramie z filmami nagranymi w klinice i budujemy stronę zabiegu z formularzem. Po każdym zgłoszeniu pacjent dostaje potwierdzenie, a recepcja przypomnienia, żeby oddzwoniła i umówiła termin. Przypominamy pacjentom o wizytach, a po nieobecności pomagamy umówić nowy termin. W panelu klinika widzi zgłoszenia, umówione wizyty, pacjentów, którzy przyszli, i wydatki na reklamy.

Płacisz raz za start kampanii: stronę zabiegu, filmy do reklam i przygotowanie recepcji. Potem stałą opłatę miesięczną za obsługę kampanii, liczoną dopiero od dnia, w którym ruszają reklamy. Budżet na reklamy płacisz osobno, bezpośrednio do Mety. Kwoty pokażę Ci razem z planem dla Twojej kliniki.

Wynagrodzenie Helpify nie zależy od wysokości budżetu reklamowego kliniki.

Cały proces opisujemy na stronie System Helpify. Ten sam rachunek co w tym tekście zrobisz na swoich liczbach w kalkulatorze, a liczby, które wpiszesz, zostają na Twoim urządzeniu.

Umów bezpłatną rozmowę diagnostyczną. Trwa 30 minut, odbywa się online i prowadzi ją Maciej Odrobina, założyciel Helpify. Wybierz termin rozmowy.

Pytania i odpowiedzi

Jak policzyć, ile kosztuje pusty fotel?

Pomnóż liczbę pacjentów, których lekarz mógłby jeszcze przyjąć w miesiącu, przez liczbę pacjentów na 100, którzy zaczynają leczenie. Wynik podziel przez 100, pomnóż przez średnią wartość leczenia, a dla kwoty rocznej jeszcze przez dwanaście. Pamiętaj, że to przychód z leczenia, a nie zarobek kliniki.

Czy liczyć wszystkie wolne godziny w grafiku?

Nie. Licz tylko godziny, w których lekarz realnie przyjąłby nowego pacjenta na dany zabieg. Pomiń przerwy, czas na dokumentację i dni, w których lekarza nie ma w klinice.

Co przy higienizacji i stomatologii dziecięcej?

Na samej higienizacji czy wizycie dziecka klinika nie zarabia. Zarabia, gdy pacjent zostaje na dalsze leczenie. Dlatego jako średnią wartość leczenia wpisz wartość dalszego leczenia. Jako drugą liczbę wpisz, ilu pacjentów na 100 zostaje na nie po wizycie.

Co zrobić, gdy w gabinecie stomatologicznym brakuje pacjentów?

Najpierw sprawdź, czy wolne terminy są w całej klinice, czy u jednego lekarza albo przy jednym zabiegu. Potem policz, ile przychodu z leczenia nie wpływa przez te terminy. Porównaj tę kwotę z tym, ile kosztowałoby ich zapełnienie, i dopiero wtedy zdecyduj o wydatkach.