Jak pozyskać pacjentów do gabinetu stomatologicznego, gdy reklama działa, a konsultacji jest za mało

W skrócie

Żeby pozyskać więcej pacjentów do gabinetu stomatologicznego z reklamy, która już działa, policz, ile osób przechodzi przez pięć etapów. Te etapy to kliknięcie reklamy, zgłoszenie, termin, przypomnienie i konsultacja. Zobaczysz, między którymi etapami liczba osób spada najbardziej, i od tego miejsca zacznij zmiany. Reklamę oceniaj po liczbie konsultacji, które się odbyły, bo dopiero po konsultacji pacjent może zacząć leczenie. Tabela niżej podaje pytanie kontrolne do każdego etapu.

Dla kogo jest ten tekst

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz gabinet, który wykonuje implanty, i masz wolne terminy na konsultacje implantologiczne. Przyda się właścicielowi gabinetu, lekarzowi implantologowi i menedżerce. Zakładamy, że reklamę prowadzi już agencja albo Twój zespół, a Ty chcesz sprawdzić, ile konsultacji z niej masz.

Jeśli Twój grafik jest pełny na kilka miesięcy, ten tekst Ci nie pomoże. Pacjent z reklamy musi mieć z czego wybrać termin, więc najpierw potrzebne są wolne godziny u lekarza.

Tekst napisaliśmy w Helpify. Helpify sprowadza pacjentów do gabinetów stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Zajmujemy się konsultacjami implantologicznymi, dlatego przykłady dotyczą implantów. Więcej o nas przeczytasz na stronie o Helpify.

Pięć etapów od reklamy do konsultacji

Osoba, która zobaczyła reklamę Twojego gabinetu, przechodzi pięć etapów, zanim przyjdzie na konsultację implantologiczną. Po każdym etapie zostaje mniej osób: nie każdy, kto kliknie reklamę, zostawi numer, i nie każdy, kto zostawi numer, przyjdzie. Przy każdym etapie zapisz liczbę z ostatniego miesiąca.

Jeśli którejś liczby nie znasz, ustal najpierw, kto ją ma: agencja, recepcja czy nikt. Gdy masz wszystkie pięć, widzisz, po którym etapie liczba osób spada najbardziej. Co gabinet może zrobić na każdym etapie po zgłoszeniu, opisaliśmy w tekście Od zgłoszenia do fotela.

Portal Dentonet napisał 24 czerwca 2026 r., że reklama gabinetu często działa, a kłopot zaczyna się później, kiedy pacjent próbuje skontaktować się z gabinetem (Dentonet, „Marketing w gabinecie nie działa? To raczej nie problem reklamy”). Tekst nie podaje liczb, dlatego sprawdź to u siebie pytaniami z tabeli.

Skąd dziś przychodzą pacjenci na implanty

Tabela zaczyna się od reklamy, ale pacjenci na implanty przychodzą też z innych źródeł. W rozmowach z gabinetami słyszymy o poleceniach od dotychczasowych pacjentów, o reklamie w Google oraz o reklamie na Facebooku i Instagramie.

Przez najbliższy miesiąc przy każdej nowej konsultacji implantologicznej zapisuj w terminarzu, skąd pacjent przyszedł. Wystarczy pytanie przy zapisie: „Skąd Pan albo Pani o nas wie?”. Po miesiącu policz konsultacje osobno dla każdego źródła. Bez tego nie odróżnisz konsultacji z reklamy od konsultacji z polecenia i nie sprawdzisz, co dał budżet reklamowy.

Polecenia przychodzą niezależnie od budżetu reklamowego. Na reklamę wydajesz pieniądze co miesiąc, dlatego to ją sprawdzasz etap po etapie.

Co wolno w reklamie gabinetu

Zanim zmienisz treść reklamy, sprawdź, co mówią przepisy. Ustawa o działalności leczniczej w art. 14 ust. 1 stanowi, że podmiot wykonujący działalność leczniczą podaje do wiadomości publicznej informacje o zakresie i rodzajach udzielanych świadczeń zdrowotnych, a treść i forma tych informacji nie mogą mieć cech reklamy. Podmiotem wykonującym działalność leczniczą jest podmiot leczniczy oraz lekarz, który wykonuje zawód jako praktykę zawodową (art. 2 ust. 1 pkt 5; ustawa o działalności leczniczej w ISAP). Kodeks wykroczeń w art. 147a § 2 przewiduje karę aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny dla tego, kto podaje do wiadomości publicznej takie informacje w formie i treści reklamy (Kodeks wykroczeń w ISAP).

Kodeks Etyki Lekarskiej obowiązujący od 1 stycznia 2025 r. w art. 71 ust. 2 pozwala lekarzowi posługiwać się informacją o oferowanych usługach, jeśli jest ona zgodna z zasadami etyki lekarskiej. Według art. 71 ust. 4 lekarz odpowiada także za informację o oferowanych usługach, którą w jego imieniu albo na jego rzecz opublikowały osoby trzecie. Art. 73 zakazuje lekarzowi metod nieuczciwej konkurencji, szczególnie nierzetelnego informowania o oferowanych usługach, posiadanych kompetencjach i kosztach leczenia (Kodeks Etyki Lekarskiej na stronie Naczelnej Izby Lekarskiej).

To nie jest opinia prawna. Treść każdej reklamy skonsultuj z prawnikiem albo z okręgową izbą lekarską, zanim ją opublikujesz.

Jak sprawdzić, czy reklama daje pacjentów na konsultacji

W rozmowach z gabinetami często słyszymy pytanie, ilu pacjentów musi przyjść z reklamy na konsultację, żeby wydatek miał sens, i jak to sprawdzić. Do odpowiedzi potrzebujesz czterech liczb z jednego miesiąca: zgłoszeń, zapisanych terminów, konsultacji, które się odbyły, i kosztu jednej odbytej konsultacji.

Koszt jednej odbytej konsultacji policzysz tak. Dodaj budżet reklamowy i wynagrodzenie agencji z danego miesiąca. Sumę podziel przez liczbę konsultacji z reklamy, które odbyły się w tym miesiącu. Ile konsultacji wystarczy, zależy od tego, ilu pacjentów po konsultacji zaczyna u Ciebie leczenie i ile gabinet zarabia na takim leczeniu. Te dwie liczby znasz tylko Ty, z terminarza i z planów leczenia. Cały rachunek opisaliśmy w tekście o koszcie pozyskania pacjenta na implanty.

Pytania do agencji albo własnego działu

Poproś o odpowiedzi w liczbach, za ostatni pełny miesiąc:

1. Ile zgłoszeń przyszło z reklamy i ile z nich dotyczyło implantów?
2. Ile z tych osób ma zapisany termin konsultacji?
3. Ile konsultacji się odbyło i skąd to wiecie?
4. Co dzieje się z osobą, która zostawiła numer i nie wybrała terminu? Kto się do niej odzywa i po jakim czasie?
5. Kto przypomina pacjentowi o konsultacji i kto proponuje nowy termin osobie, która nie przyszła?
6. Ile kosztowała jedna odbyta konsultacja, licząc budżet reklamowy i wynagrodzenie?

Jeśli Twoja agencja zajmuje się także zapisem i przypomnieniami, odpowie liczbami na wszystkie sześć pytań. Jeśli na pytania od 3 do 5 odpowiedzi nie ma, te etapy są po stronie gabinetu i tam szukasz liczb.

Liczby, które masz u siebie

Liczbę odbytych konsultacji znajdziesz w terminarzu, o ile przy wizycie zapisano, skąd pacjent przyszedł. Dwie rzeczy sprawdzisz sam:

• Wypełnij formularz na stronie, na którą prowadzi reklama, i podaj numer, którego gabinet nie zna. Zapisz, po jakim czasie ktoś się odezwał i czy zaproponował termin.
• Zadzwoń do gabinetu z takiego numeru w godzinach największego ruchu. Zmierz, po jakim czasie ktoś odebrał.

Zobaczysz to, co widzi i słyszy osoba, która kontaktuje się z gabinetem pierwszy raz. Wynik zapisz przy etapie 2 i 3 w tabeli.

Jak ocenić kampanię, zanim się skończy

Od gabinetów słyszymy, że reklama to ciągłe testowanie: jedna reklama nie wystarcza, a wynik widać dopiero w podsumowaniu kampanii. Kampanię ocenisz wcześniej, jeśli przed startem umówisz się z agencją albo z zespołem na cztery zasady:

1. Ustalcie, które liczby oglądacie: zgłoszenia, zapisane terminy, odbyte konsultacje i koszt jednej odbytej konsultacji.
2. Ustalcie, jak często je oglądacie. Jeśli patrzysz raz w tygodniu, zobaczysz zmianę, zanim wydasz budżet z całego miesiąca.
3. Ustalcie, po ilu zgłoszeniach decydujecie o zmianie reklamy. Wpiszcie tę liczbę przed startem, żeby decyzja nie zależała od wrażenia z jednego tygodnia.
4. Zmieniajcie jedną rzecz naraz. Jeśli w tym samym tygodniu zmienisz reklamę i stronę, nie dowiesz się, która zmiana pomogła.

Konsultacja odbywa się później niż zgłoszenie. Dlatego w pierwszych tygodniach kampanii patrz na zgłoszenia i zapisane terminy, a odbyte konsultacje licz, gdy miną daty tych terminów.

Agencja, własny zespół czy jedno i drugie

W rozmowach z gabinetami często słyszymy, że reklamę prowadzi już agencja, firma marketingowa albo własny dział. Żeby sprawdzić liczby z tego tekstu, nie musisz niczego zmieniać. Weź tabelę pięciu etapów i przy każdym wpisz, kto za niego odpowiada.

Typowa agencja pracuje w stałym abonamencie miesięcznym. Zapytaj swoją, które etapy z tabeli obejmuje abonament, i zapisz odpowiedź przy tych etapach.

Jeśli reklamę prowadzi Twój zespół, wpisz przy każdym etapie jedno imię. Sprawdź też, czy recepcja wie, kto odpowiada za osobę z reklamy od zgłoszenia do konsultacji.

Jeśli część etapów prowadzi agencja, a część gabinet, ustal, kto komu przekazuje zgłoszenie i w jakiej formie: mailem, w arkuszu czy w programie gabinetu. Etap, przy którym nikt nie jest wpisany, sprawdź jako pierwszy.

Jak robimy to my

Helpify sprowadza pacjentów do gabinetów stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Prowadzimy kampanie reklamowe i kierujemy zainteresowane osoby na stronę, na której mogą zarezerwować konsultację. Kontaktujemy się z osobami, które zostawiły dane i zgodę, ale nie wybrały terminu. Wykorzystujemy do tego automatyczne wiadomości i asystenta głosowego AI. Asystent głosowy AI na początku rozmowy mówi, że jest asystentem AI gabinetu, w jakim celu dzwoni i że rozmowa jest nagrywana. Przypominamy o wizytach, a po nieodbytej konsultacji wracamy z możliwością ustalenia nowego terminu. Raportujemy zapytania, rezerwacje, odbyte konsultacje i ich koszt. Sprzedaż planu leczenia i leczenie pozostają po stronie gabinetu.

Płacisz stałą opłatę miesięczną za prowadzenie całego systemu i tylko za pacjentów, którzy przyszli na konsultację. Nie ma opłaty wdrożeniowej. Budżet reklamowy płacisz osobno, bezpośrednio platformie reklamowej. Wynagrodzenie Helpify nie zależy od wysokości budżetu reklamowego gabinetu. Kwoty pokazujemy razem z planem dla gabinetu.

Z obecnej agencji nie musisz rezygnować. Więcej przeczytasz na stronie dla gabinetów, które wykonują implanty.

Umów bezpłatną rozmowę diagnostyczną. Trwa 30 minut, odbywa się online i prowadzi ją Maciej Odrobina, założyciel Helpify. Sprawdzimy, gdzie dziś tracisz pacjentów na implanty i czy możemy Ci pomóc. Wybierz termin rozmowy.

Pytania i odpowiedzi

Jak działa marketing stomatologiczny?

Gabinet informuje o tym, co robi: na swojej stronie, w reklamie w Google, na Facebooku i Instagramie albo na portalach z opiniami. Zainteresowana osoba zostawia numer albo dzwoni, zapisuje się na termin i przychodzi na konsultację. Gabinet zarabia dopiero wtedy, gdy pacjent zacznie leczenie, dlatego liczby sprawdzaj na wszystkich pięciu etapach.

Jaka reklama jest najbardziej skuteczna?

Nie wskażemy jednej, bo nie mamy danych, które pozwalają rzetelnie porównać reklamę w Google z reklamą na Facebooku i Instagramie w polskich gabinetach. Porównasz je u siebie: policz koszt jednej odbytej konsultacji osobno dla każdego źródła. Reklama, która daje dużo zgłoszeń i mało odbytych konsultacji, może wypaść gorzej niż reklama z mniejszą liczbą zgłoszeń.

Czy zgłoszenie z reklamy to już pacjent?

Nie. Zgłoszenie oznacza, że ktoś zostawił numer albo zadzwonił. Rezerwacja oznacza, że ta osoba ma zapisany termin. Pacjentem z reklamy jest dopiero osoba, która przyszła na konsultację. W raportach pilnuj, żeby te liczby stały osobno.

Ile zgłoszeń powinno kończyć się konsultacją?

Nie podamy liczby, bo nie znamy rzetelnego badania, które mierzy to w polskich gabinetach stomatologicznych. Policz u siebie, ile konsultacji odbyło się na każde dziesięć zgłoszeń, i porównuj ten wynik miesiąc do miesiąca. Jeśli po zmianie na którymś etapie wynik rośnie, zmiana pomogła.

Czy mogę zostać przy obecnej agencji?

Tak. Wszystkie pytania z tego tekstu możesz zadać agencji, z którą pracujesz dziś, i na podstawie odpowiedzi zdecydować, co dalej. To samo dotyczy współpracy z Helpify: z obecnej agencji nie musisz rezygnować.