Jak sprawdzić, czy reklama kliniki działa: 5 liczb z raportu

W skrócie

To, czy reklama Twojej kliniki działa, sprawdzisz po pięciu liczbach z jednego miesiąca. Są to wydatki na reklamy, zgłoszenia, umówione wizyty, pacjenci, którzy przyszli, i koszt jednego pacjenta, który przyszedł. Dwie pierwsze liczby powstają w systemie reklam, a trzy kolejne w klinice. Dlatego raport z samych reklam nie pokaże całości, dopóki klinika nie dopisze swoich liczb. Niżej znajdziesz tabelę, sposób zebrania liczb raz w miesiącu i wzór wiadomości do agencji.

Dla kogo jest ten tekst

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli Twoja klinika płaci za reklamę i co miesiąc dostaje z niej raport. Przyda się, gdy raport wygląda dobrze, a wolnych terminów w grafiku nie ubywa. Pomoże też wtedy, gdy zastanawiasz się, czy przedłużyć reklamę na kolejne miesiące.

Jeśli Twoja agencja już dopisuje do raportu umówione wizyty i pacjentów, którzy przyszli, użyj tabeli jako listy kontrolnej. Jeśli grafik masz pełny na kilka miesięcy, ten tekst Ci nie pomoże. Nowych pacjentów i tak nie miałbyś gdzie zapisać.

Tekst napisaliśmy w Helpify. Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Kim jesteśmy, opisaliśmy na stronie o Helpify.

Pięć liczb z jednego miesiąca

Weź jeden miesiąc kalendarzowy i wpisz do tabeli pięć liczb. Razem pokazują drogę od pieniędzy wydanych na reklamę do pacjenta na fotelu.

Piątą liczbę liczysz sam. Wydatki na reklamy dzielisz przez liczbę pacjentów, którzy przyszli. Dlaczego z tych samych wydatków wychodzą trzy różne koszty, opisaliśmy w tekście o koszcie pozyskania pacjenta na implanty.

Dlaczego dobry raport i pusty grafik mogą być prawdą naraz

Raport z reklam pokazuje to, co dzieje się w reklamie i na stronie, aż do chwili zgłoszenia. Grafik pokazuje to, co dzieje się później. Oba mogą mówić prawdę o tym samym miesiącu i dawać inny obraz.

Między zgłoszeniem a fotelem jest kilka kroków. Ktoś musi oddzwonić, zaproponować termin i przypomnieć o wizycie. Jeśli na którymś kroku osoby odpadają, system reklam tego nie zobaczy, bo nie widzi Twojego terminarza.

W rozmowach z klinikami często słyszymy, że reklama to ciągłe testowanie, a wynik widać dopiero w podsumowaniu. Warto więc, żeby to podsumowanie obejmowało także terminarz.

Przykład poglądowy, dane fikcyjne. To nie są wyniki Helpify, nasze ceny ani typowe wartości dla klinik. W pierwszym miesiącu klinika wydała na reklamy 3 000 zł, dostała 30 zgłoszeń i przyszło 8 pacjentów. W drugim wydała tyle samo, dostała 40 zgłoszeń i przyszło 6 pacjentów. Koszt zgłoszenia spadł ze 100 zł do 75 zł, więc raport wygląda lepiej. Koszt jednego pacjenta, który przyszedł, wzrósł jednak z 375 zł do 500 zł.

Co każda liczba mówi, a czego nie mówi

Wydatki na reklamy. To kwota zapłacona za same reklamy, bez wynagrodzenia agencji, więc nie jest pełnym kosztem współpracy. Bez pozostałych liczb nie mówi nic o wyniku, bo tyle samo można wydać z pacjentami i bez nich.

Zgłoszenia. Ta liczba pokazuje, ile osób reklama skłoniła do zostawienia numeru. Nie mówi, czy te osoby chcą zabiegu, na który masz wolne terminy, ani czy ktoś do nich oddzwonił.

Umówione wizyty. Pokazują, ile zgłoszeń zamieniło się w konkretny termin w grafiku. Gdy zgłoszeń jest dużo, a wizyt mało, przyczyna może leżeć w reklamie, w czasie oddzwaniania albo w rozmowie, a sama liczba tego nie rozstrzygnie.

Pacjenci, którzy przyszli. To pierwsza liczba, która dotyczy fotela, a nie ekranu. Nie mówi jeszcze, ilu z tych pacjentów przyjmie plan leczenia.

Koszt jednego pacjenta, który przyszedł. Łączy pieniądze z grafikiem, więc najlepiej odpowiada na pytanie, czy przedłużać reklamę. Porównuj go z poprzednimi miesiącami i z tym, ile klinika zarabia na zabiegu, bo liczba z cudzej kliniki niewiele Ci powie.

Kto ma którą liczbę i jak zebrać je raz w miesiącu

Wydatki na reklamy i zgłoszenia są w systemie reklam. Zna je agencja albo osoba, która prowadzi konto reklamowe. Umówione wizyty zna recepcja, a to, kto przyszedł, zapisuje terminarz. Koszt jednego pacjenta powstaje dopiero wtedy, gdy te liczby trafią do jednej tabeli.

Żeby zbierać je raz w miesiącu, ustal z zespołem kolejność kroków:

1. Przy każdym zapisie recepcja zaznacza, że osoba przyszła z reklamy. Bez tego terminarz nie odróżni jej od stałego pacjenta.
2. Pierwszego dnia roboczego miesiąca agencja przesyła wydatki na reklamy i liczbę zgłoszeń za poprzedni miesiąc.
3. Recepcja liczy, ile osób z tych zgłoszeń ma umówioną wizytę.
4. Z terminarza liczysz, ile z nich przyszło.
5. Wpisujesz pięć liczb do jednego arkusza obok poprzednich miesięcy. Wydatki dzielisz przez liczbę pacjentów, którzy przyszli.

Licz osoby według miesiąca zgłoszenia. Jeśli ktoś zgłosił się pod koniec miesiąca, a wizytę ma w następnym, dopisz go przy kolejnym podsumowaniu. Ostatni miesiąc w arkuszu będzie więc zawsze trochę niepełny i tak go czytaj.

W rozmowach z klinikami często słyszymy pytanie, jak sprawdzić, czy wydatek na reklamę ma sens. Arkusz z pięcioma liczbami z kilku kolejnych miesięcy to odpowiedź, którą możesz zbudować sam.

Jeśli chcesz zobaczyć, na którym kroku między zgłoszeniem a wizytą odpada najwięcej osób, przeczytaj tekst o tym, jak pozyskać pacjentów do kliniki stomatologicznej. Opisujemy w nim pięć etapów drogi pacjenta.

Liczby, które możesz pominąć

Zasięg mówi, ile osób zobaczyło reklamę. Wyświetlenia mówią, ile razy się pokazała. Kliknięcia mówią, ile osób weszło na stronę. Te liczby przydają się osobie, która ustawia reklamę, bo po nich poprawia obraz, tekst albo grupę odbiorców.

Tobie żadna z nich nie powie, czy w grafiku ubyło wolnych terminów. Duży zasięg może dać mało zgłoszeń, a dużo kliknięć może nie dać żadnego pacjenta. Wystarczy, że wiesz, kto się nimi zajmuje.

Jak poprosić agencję o taki raport

Żeby dostać pięć liczb, nie musisz zmieniać agencji. Wystarczy jedna wiadomość, w której od razu zaproponujesz, co przekaże klinika. Przykład:

Dzień dobry, od przyszłego miesiąca chcę oceniać reklamę po pięciu liczbach. Proszę o odpowiedź na pięć pytań:

1. Ile wydaliśmy na same reklamy w poprzednim miesiącu, bez Państwa wynagrodzenia?
2. Ile zgłoszeń przyszło z reklam i jak do nas trafiają?
3. Czy możecie dopisywać do raportu liczbę umówionych wizyt, jeśli przekażemy ją z recepcji?
4. Czy możecie dopisywać liczbę pacjentów, którzy przyszli, jeśli przekażemy ją z terminarza?
5. Czy w raporcie może stać koszt jednego pacjenta, który przyszedł, obok kosztu zgłoszenia?

Liczby z recepcji i terminarza prześlemy pierwszego dnia roboczego miesiąca.

Jeśli agencja już przygotowuje taki raport, porównaj jej liczby z terminarzem za ten sam miesiąc. Gdy się różnią, sprawdź najpierw, czy recepcja oznacza osoby z reklamy przy zapisie.

Jak robimy to my

Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Opłacone zgłoszenie to jeszcze nie pacjent.

Prowadzimy reklamy na Facebooku i Instagramie z filmami nagranymi w klinice i budujemy stronę zabiegu z formularzem. Po każdym zgłoszeniu pacjent dostaje potwierdzenie, a recepcja przypomnienia, żeby oddzwoniła i umówiła termin. Przypominamy pacjentom o wizytach, a po nieobecności pomagamy umówić nowy termin. W panelu klinika widzi zgłoszenia, umówione wizyty, pacjentów, którzy przyszli, i wydatki na reklamy. To cztery pierwsze wiersze tabeli wyżej.

Płacisz raz za start kampanii: stronę zabiegu, filmy do reklam i przygotowanie recepcji. Potem stałą opłatę miesięczną za obsługę kampanii, liczoną dopiero od dnia, w którym ruszają reklamy. Budżet na reklamy płacisz osobno, bezpośrednio do Mety. Kwoty pokażę Ci razem z planem dla Twojej kliniki.

Wynagrodzenie Helpify nie zależy od wysokości budżetu reklamowego kliniki. Z obecnej agencji nie musisz rezygnować.

Jak wygląda cała droga od reklamy do wizyty, opisaliśmy na stronie System Helpify. Umów bezpłatną rozmowę diagnostyczną. Trwa 30 minut, odbywa się online i prowadzi ją Maciej Odrobina, założyciel Helpify. Wybierz termin rozmowy.

Pytania i odpowiedzi

Jak sprawdzić, czy reklama działa na Facebooku?

Po tych samych pięciu liczbach z jednego miesiąca. Wydatki na reklamy i zgłoszenia znajdziesz na koncie reklamowym albo w raporcie agencji. Umówione wizyty i pacjentów, którzy przyszli, policzysz w klinice. Koszt jednego pacjenta to wydatki podzielone przez tę ostatnią liczbę.

Ile zgłoszeń powinno kończyć się wizytą?

Tej liczby nie podamy, bo nie mamy rzetelnego źródła, które pasowałoby do każdej kliniki i każdego zabiegu. Wynik zależy między innymi od zabiegu, ceny i tego, jak szybko recepcja oddzwania. Porównuj swój wynik miesiąc do miesiąca i sprawdzaj, czy rośnie.

Co, jeśli agencja nie zna liczby pacjentów, którzy przyszli?

Tę liczbę ma klinika, w swoim terminarzu. Policz ją sam albo poproś o to recepcję i przekazuj agencji co miesiąc razem z liczbą umówionych wizyt. Bez niej żaden raport nie pokaże kosztu jednego pacjenta, który przyszedł.