Przypomnienie o wizycie SMS: 6 wzorów dla kliniki
Opublikowano
W skrócie
Pacjent z reklamy potrzebuje od kliniki sześciu krótkich SMS-ów, a nie jednego przypomnienia dzień przed wizytą. Dwa pierwsze wychodzą jeszcze przed rozmową z recepcją. Trzeci potwierdza umówiony termin. Czwarty i piąty przypominają o wizycie, a szósty proponuje nowy termin po nieobecności. Każdy ma jedno zadanie i mieści się w kilku zdaniach. Niżej znajdziesz tabelę, sześć wzorów i pięć zasad, które sprawdzisz w każdej wiadomości.
Dla kogo jest ten tekst
Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz prywatną klinikę stomatologiczną albo nią zarządzasz i masz pacjentów z reklamy. Taki pacjent przychodzi do kliniki pierwszy raz. Nie zna adresu ani lekarza. Nie zna też numeru, z którego dzwoni recepcja.
Tekst przyda Ci się, jeśli wysyłasz przypomnienia ręcznie, z programu do rejestracji albo nie wysyłasz ich wcale. Jeśli Twoja klinika już wysyła podobne wiadomości, użyj tabeli jako listy kontrolnej.
Jeśli grafik masz pełny na miesiące, ten tekst nie pomoże Ci zapełnić terminów. Przydadzą Ci się najwyżej wzory przypomnień i wiadomości po nieobecności.
Tekst napisaliśmy w Helpify. Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Kim jesteśmy, przeczytasz na stronie o Helpify.
Sześć wiadomości i kiedy wychodzą
Wiadomości idą w tej kolejności, w jakiej pacjent przechodzi drogę od formularza do fotela. Nie każdy pacjent dostanie wszystkie sześć. Kto odbierze pierwszy telefon od recepcji, nie dostanie drugiej wiadomości. Kto przyjdzie na wizytę, nie dostanie szóstej.
| Wiadomość | Kiedy wychodzi | Co musi zawierać | Czego nie pisać |
|---|---|---|---|
| 1. Potwierdzenie zgłoszenia | Zaraz po wysłaniu formularza | Imię pacjenta, nazwę kliniki, informację, że zadzwoni recepcja, i numer kliniki | Pory telefonu: godziny, liczby minut ani słowa „wkrótce” |
| 2. Klinika dzwoniła | Po telefonie od recepcji, którego pacjent nie odebrał | Kto dzwonił, w jakiej sprawie i jak oddzwonić | Wyrzutu, że pacjent nie odebrał |
| 3. Potwierdzenie terminu | Zaraz po umówieniu wizyty | Datę, godzinę, adres, nazwisko lekarza i sposób zmiany terminu | Cen i obietnic dotyczących leczenia |
| 4. Przypomnienie z wyprzedzeniem | Kilka dni przed wizytą, gdy pacjent zapisał się z dużym wyprzedzeniem | Datę, godzinę, adres i sposób zmiany terminu | Zdań, że trudno będzie o inny termin |
| 5. Przypomnienie dzień wcześniej | Dzień przed wizytą | Godzinę, adres, nazwisko lekarza, wskazówkę, jak wejść, i sposób zmiany terminu | Zdań o tym, że lekarz czeka na pacjenta |
| 6. Po nieobecności | Po tym, jak recepcja zaznaczy, że pacjent nie przyszedł | Propozycję nowego terminu i sposób odpowiedzi | Pytania, czy pacjent był, zdań o straconym czasie lekarza i o opłatach |
Etapy tej drogi i to, kto w klinice za nie odpowiada, opisaliśmy w tekście Od zgłoszenia do fotela. Są tam też inne wzory przypomnienia i wiadomości po nieobecności.
Przed rozmową z recepcją: dwa wzory
Pacjent zostawił numer w formularzu pod reklamą. Nie wie, czy formularz doszedł i co będzie dalej. Pierwsza wiadomość mówi mu, że zgłoszenie dotarło i że zadzwoni recepcja.
Nie podawaj w niej pory telefonu. Nie pisz godziny, liczby minut ani słowa „wkrótce”. Recepcja może mieć tego dnia pełną poczekalnię. Obietnica, której nie dotrzyma, to pierwsze rozczarowanie pacjenta w Twojej klinice.
Dzień dobry, Pani Ewo. Dziękujemy za zgłoszenie na konsultację implantologiczną w Klinice Przykładowej. Recepcja zadzwoni do Pani, żeby ustalić termin. Może Pani też zadzwonić sama: (numer kliniki).
Druga wiadomość wychodzi wtedy, gdy recepcja dzwoniła, a pacjent nie odebrał. Pacjent z reklamy nie zna numeru kliniki i może nie odebrać połączenia od nieznanego numeru. SMS mówi mu, kto dzwonił i jak oddzwonić.
Pani Ewo, dzwoniła do Pani recepcja Kliniki Przykładowej w sprawie terminu konsultacji implantologicznej. Można do nas oddzwonić pod numer (numer kliniki) albo odpisać na tego SMS-a.
Jeśli pacjent odpisze na którąkolwiek wiadomość, ktoś w klinice musi tę odpowiedź zobaczyć. Ustal z góry, kto ją czyta i gdzie.
Po umówieniu: potwierdzenie terminu
Zaraz po rozmowie, w której recepcja umówiła wizytę, wyślij potwierdzenie. Pacjent dostaje na piśmie wszystko, czego potrzebuje, żeby trafić na wizytę. To data, godzina, adres i nazwisko lekarza, a do tego jeden sposób zmiany terminu.
Pani Ewo, potwierdzamy konsultację implantologiczną w Klinice Przykładowej: (dzień tygodnia, data), godz. (godzina), ul. Przykładowa 1, lek. dent. Marek N. Zmiana terminu: (numer kliniki).
Potwierdzenie to inna wiadomość niż przypomnienie. Pacjent może je zachować i otworzyć w dniu wizyty, gdy szuka adresu.
Przed wizytą: dwa przypomnienia
Pacjent zapisany z dużym wyprzedzeniem może zapomnieć o terminie albo o tym, jak go zmienić. Przy takim zapisie wyślij dwa przypomnienia. Pierwsze wychodzi kilka dni przed wizytą, drugie dzień wcześniej.
Pierwsze daje pacjentowi czas na zmianę planów. Gdy pacjent odwoła wizytę kilka dni przed nią, recepcja może jeszcze zapisać na ten termin kogoś innego.
Pani Ewo, przypominamy o konsultacji implantologicznej w Klinice Przykładowej: (dzień tygodnia, data), godz. (godzina), ul. Przykładowa 1. Gdyby trzeba było zmienić termin, wystarczy telefon: (numer kliniki).
Drugie przypomnienie wychodzi dzień przed wizytą, więc zamiast daty wystarczy słowo „jutro”. Pacjent przychodzi pierwszy raz, więc przyda mu się jedno zdanie o tym, jak wejść do budynku.
Pani Ewo, do zobaczenia jutro o godz. (godzina) w Klinice Przykładowej, ul. Przykładowa 1. Wejście od strony parkingu, recepcja na parterze. Konsultację prowadzi lek. dent. Marek N. Zmiana planów? Prosimy o telefon: (numer kliniki).
Jeśli pacjent zapisał się na najbliższe dni, wystarczy mu potwierdzenie i jedno przypomnienie.
Po nieobecności: jedna wiadomość
Najpierw recepcja zaznacza, że pacjent nie przyszedł. Dopiero wtedy wychodzi wiadomość. Wyślij jedną, z propozycją nowego terminu. Nie pytaj, czy pacjent był, bo klinika wie to z terminarza. Nie pisz o straconym czasie lekarza ani o opłatach.
Pani Ewo, recepcja Kliniki Przykładowej chętnie zaproponuje Pani nowy termin konsultacji implantologicznej. Wystarczy zadzwonić pod (numer kliniki) albo odpisać na tego SMS-a.
Jeśli pacjent odpowie, umów go i wyślij potwierdzenie terminu, czyli trzecią wiadomość z tabeli. Jeśli nie odpowie, nie dosyłaj kolejnych SMS-ów w tej sprawie. Jeśli poprosi, żeby do niego nie pisać, zapisz to przy jego numerze i nie pisz.
Pacjent, który nie przyszedł, nie jest odbytą wizytą. Jak go liczyć w rachunku za reklamy, opisaliśmy w tekście o koszcie pozyskania pacjenta na implanty.
Pięć zasad każdej wiadomości
Nadawcą jest nazwa kliniki
Pacjent ma od razu wiedzieć, kto pisze. Ustaw jako nadawcę nazwę kliniki, a nie numer, którego pacjent nie zna. Jeśli nie da się tego zrobić, zacznij treść od nazwy kliniki.
Imię pacjenta
Zacznij od imienia, na przykład „Pani Ewo”. Pacjent widzi wtedy, że wiadomość jest do niego. Po polsku imię w zwrocie się odmienia, więc sprawdź, czy szablon nie wstawia „Pani Ewa”.
Jedna sprawa
Każda wiadomość ma jedno zadanie z tabeli. Potwierdzenie terminu nie zaprasza na inny zabieg, a przypomnienie nie prosi o opinię. Krótki SMS łatwiej przeczytać do końca.
Sposób odpowiedzi
Każda wiadomość mówi, co pacjent ma zrobić, gdy coś się zmieni. Zwykle wystarczy numer kliniki. Jeśli zapraszasz do odpowiedzi SMS-em, ktoś w klinice musi te odpowiedzi czytać tego samego dnia.
Żadnej presji
Nie pisz o efektach leczenia, cenach ani o tym, że lekarz czeka. Nie strasz opłatą za nieodwołaną wizytę. Pacjent z reklamy dopiero poznaje Twoją klinikę, a ton pierwszych wiadomości jest częścią tego poznania.
Jak robimy to my
Helpify sprowadza pacjentów do klinik stomatologicznych i pilnuje, by dotarli na fotel. Prowadzimy reklamy na Facebooku i Instagramie z filmami nagranymi w klinice i budujemy stronę zabiegu z formularzem. Po każdym zgłoszeniu pacjent dostaje potwierdzenie, a recepcja przypomnienia, żeby oddzwoniła i umówiła termin. Przypominamy pacjentom o wizytach, a po nieobecności pomagamy umówić nowy termin. W panelu klinika widzi zgłoszenia, umówione wizyty, pacjentów, którzy przyszli, i wydatki na reklamy.
Płacisz raz za start kampanii: stronę zabiegu, filmy do reklam i przygotowanie recepcji. Potem stałą opłatę miesięczną za obsługę kampanii, liczoną dopiero od dnia, w którym ruszają reklamy. Budżet na reklamy płacisz osobno, bezpośrednio do Mety. Kwoty pokażę Ci razem z planem dla Twojej kliniki.
Wynagrodzenie Helpify nie zależy od wysokości budżetu reklamowego kliniki.
Więcej przeczytasz na stronie System Helpify.
Umów bezpłatną rozmowę diagnostyczną. Trwa 30 minut, odbywa się online i prowadzi ją Maciej Odrobina, założyciel Helpify. Wybierz termin rozmowy.
Pytania i odpowiedzi
Jak napisać SMS z przypomnieniem o wizycie?
Zacznij od imienia pacjenta i nazwy kliniki. Podaj godzinę, adres i nazwisko lekarza, a w przypomnieniu z wyprzedzeniem także datę. Na końcu napisz, jak zmienić termin. Dwa wzory znajdziesz wyżej, w sekcji o przypomnieniach.
Kiedy wysłać przypomnienie?
Dzień przed wizytą. Jeśli pacjent zapisał się z dużym wyprzedzeniem, wyślij też przypomnienie kilka dni wcześniej, żeby miał czas zmienić plany. Potwierdzenie terminu to osobna wiadomość, wysyłana zaraz po umówieniu.
Czy potrzebna jest zgoda pacjenta na SMS?
To pytanie prawne, więc odpowiedź ustal z prawnikiem. Zapytaj go, na jakie wiadomości pacjent ma się zgodzić i jak zapisujesz jego zgodę. Prośbę pacjenta, który nie chce wiadomości, zapisz przy jego numerze i jej przestrzegaj.
Czy przypomnienia zmniejszają liczbę nieobecności?
Liczby nie podamy, bo nie znamy badania z opisaną metodą, które by to pokazało. Sprawdź to u siebie. Policz nieobecności z miesiąca przed wprowadzeniem przypomnień i z miesiąca po nim. Jeśli możesz, porównaj dłuższe okresy, bo jeden miesiąc łatwo zaburzą urlopy albo święta.