Helpify
Umów rozmowę

Agent AI · Hydraulika

Kapie. Tylko czy to kropla, czy sufit u sąsiada

W hydraulice o wartości zgłoszenia decydują pierwsze trzydzieści sekund rozmowy, bo to w nich rozstrzyga się, czy ktoś ma jechać teraz, czy w czwartek. Problem w tym, że klient nie potrafi ocenić pilności, a Ty w tym momencie zwykle klęczysz pod zlewem z mokrymi rękami. Agent AI Helpify odbiera te połączenia, zadaje pytania rozstrzygające ustalone wcześniej z Tobą i umawia termin albo oznacza sprawę jako pilną.

Umów rozmowę

Obsługujemy firmy z całej Polski. Wdrożenie i konfiguracja odbywają się zdalnie.

Gdzie firma od hydrauliki traci zapytania

Klient nie wie, czy to pilne

To samo słowo opisuje kroplę na godzinę i wodę lecącą po ścianie. Klient nie ma jak tego ocenić, a od tej oceny zależy, czy ktoś przerywa robotę i jedzie. Kiedy pytania zadaje się z pamięci i w pośpiechu, ta ocena jest za każdym razem inna.

Telefon dzwoni w najgorszym możliwym momencie

Praca hydraulika to ręce w wodzie, rękawice i przykręcanie czegoś pod zlewem. Telefon leży wtedy w skrzynce z narzędziami albo w aucie. Wieczorem zostaje lista nieodebranych, z której nie da się odczytać, które z nich było awarią.

Zalanie u sąsiada to nie jest zwykłe zgłoszenie

Przy zalaniu w bloku klient dzwoni w panice, w tle jest sąsiad i często zarządca budynku. Ta rozmowa wymaga innego prowadzenia niż umówienie wymiany baterii, a trafia na ten sam numer.

Rozmowy, które agent prowadzi za Ciebie

Każdy scenariusz opisuje to, co agent robi dziś na żywym numerze: zbiera zgłoszenie, sprawdza kalendarz, rezerwuje termin i przekazuje sprawę człowiekowi, gdy tak trzeba.

01

Woda leci, sąsiad już dzwoni domofonem

„Zalewam sąsiada, woda leci spod pralki. Zakręciłem, ale i tak kapie. Potrzebuję kogoś natychmiast.”

Co robi agent

  • Zapisuje opis sytuacji słowami klienta i nie ocenia, co jest przyczyną.
  • Zadaje pytania rozstrzygające ustalone wcześniej z Tobą, na przykład czy woda jest odcięta i czy zalanie dotyczy innego lokalu.
  • Oznacza zgłoszenie jako pilne zgodnie z Twoimi zasadami, zamiast decydować o tym samodzielnie.
  • Ustala adres i osobę, która wpuści ekipę, po czym proponuje najbliższy realnie wolny termin.

Co dostaje firma

Pilne zgłoszenie z adresem, kontaktem i informacją o odcięciu wody, gotowe w chwili, gdy sięgasz po telefon między jednym a drugim zleceniem.

02

Kapie od tygodnia i klient nie wie, czy to problem

„Pod zlewem zbiera się trochę wody, ale to od dawna. Da się to jakoś umówić w tym tygodniu?”

Co robi agent

  • Nie ocenia, czy to poważne, bo taka ocena przez telefon prowadzi albo do niepotrzebnego wyjazdu, albo do zignorowania realnej awarii.
  • Przechodzi przez te same pytania rozstrzygające co przy każdym innym zgłoszeniu, więc sprawa jest opisana tak samo.
  • Zapisuje, od kiedy trwa problem, bo to jedna z niewielu informacji, które klient zna na pewno.
  • Proponuje zwykły termin z kalendarza i rezerwuje go w rozmowie.

Co dostaje firma

Sprawa niepilna umówiona bez angażowania kogokolwiek, a Ty nie tracisz dnia na oddzwanianie do kogoś, kto może poczekać.

03

Brak ciepłej wody w całym pionie

„Nie mamy ciepłej wody, ale sąsiedzi też nie mają. To chyba coś z budynkiem.”

Co robi agent

  • Ustala, czy problem dotyczy tylko lokalu klienta, czy większej części budynku.
  • Nie rozstrzyga, czyja to odpowiedzialność, bo to zależy od umowy z zarządcą, a nie od hydrauliki.
  • Zapisuje informację o zasięgu awarii, żeby dało się ocenić, czy jest sens jechać do pojedynczego mieszkania.
  • Przekazuje sprawę wskazanej osobie, jeśli scenariusz na to wskazuje, zamiast umawiać wizytę na wszelki wypadek.

Co dostaje firma

Ekipa nie jedzie do mieszkania po to, żeby stwierdzić, że awaria jest w węźle budynku.

04

Planowana wymiana instalacji w remoncie

„Robimy remont łazienki, potrzebuję kogoś do przełożenia instalacji. Ekipa wchodzi za trzy tygodnie.”

Co robi agent

  • Rozpoznaje, że to nie jest awaria, i zapisuje planowany termin remontu.
  • Zbiera zakres opisany przez klienta, bez wchodzenia w szczegóły techniczne i bez wyceny.
  • Ustala adres i kontakt do osoby koordynującej remont, bo często nie jest nią dzwoniący.
  • Umawia wizję lokalną i przekłada ją w tej samej rozmowie, gdy terminy remontu się przesuną.

Co dostaje firma

Zlecenie remontowe z terminem i kontaktem do koordynatora, zamiast notatki, że ktoś dzwonił w sprawie łazienki.

Co agent ustala w rozmowie

To jest zakres, który agent zbiera w standardzie. Dodatkowe pola charakterystyczne dla Twojej firmy dokładamy przy konfiguracji scenariusza.

  • Czy woda jest odcięta

    Jedno pytanie, które najmocniej zmienia pilność zgłoszenia. Odpowiedź zna każdy klient, nawet ten bez wiedzy technicznej.

  • Czy problem dotyczy innych lokali

    Odróżnia awarię w mieszkaniu od awarii w budynku, a to są dwie różne decyzje o wyjeździe.

  • Adres i dostęp do lokalu

    Przy awariach liczy się nie tylko adres, ale też kto otworzy drzwi. W bloku bywa, że klucz jest u kogoś innego.

  • Opis sytuacji słowami klienta

    Skąd leci, od kiedy, co klient sam zrobił. Hydraulik jedzie z tym opisem zamiast odtwarzać go na klatce schodowej.

  • Imię i numer telefonu

    Przy awarii to jedyna droga, żeby uprzedzić o spóźnieniu albo dopytać o dojazd. Agent przyjmuje wyłącznie kompletny, dziewięciocyfrowy numer i czyta go z powrotem w trzech grupach.

Sezonowość, która decyduje o kosztach

Hydraulika ma najbardziej równomierny rozkład ze wszystkich instalacji, bo awarie nie czekają na sezon. Wyraźne skoki widać w dwóch momentach: przy pierwszych mrozach, gdy zamarzają instalacje w miejscach nieogrzewanych, oraz w okresach urlopowych, kiedy mieszkania stoją puste i awaria jest odkrywana z opóźnieniem, zwykle przez sąsiada. Poza tym decydujące są nie miesiące, tylko godziny: zgłoszenia awaryjne kumulują się rano przed wyjściem do pracy i wieczorem po powrocie.

Policz, ile tracisz na nieodebranych telefonach

Przesuń suwaki i zobacz na żywo, ile przychodu ucieka do konkurencji, zanim ktokolwiek odbierze telefon.

6
22
25%
1200 zł

Tracisz nawet

39 600 zł

miesięcznie

W skali roku475 200 zł

6 nieodebranych × 22 dni × 25% × 1200 zł = 39 600 zł miesięcznie.

Umów rozmowę i domknij tę dziurę

Orientacyjny szacunek na podstawie podanych danych. Rzeczywisty wynik zależy m.in. od branży, sezonu i skuteczności sprzedaży.

Agent AI vs.
ręczna obsługa telefonu

Umów rozmowę
System Helpify
  • Zadaje te same pytania rozstrzygające przy każdym zgłoszeniu awaryjnym
  • Odbiera, gdy hydraulik ma ręce w wodzie i nie może sięgnąć po telefon
  • Ustala, kto wpuści ekipę, zanim ktokolwiek wyjedzie
  • Odróżnia awarię w lokalu od awarii w budynku
  • Sprawy niepilne umawia z kalendarza bez angażowania nikogo
Ręczna obsługa
  • Pilność ocenia się z pamięci i za każdym razem trochę inaczej
  • Awaria ląduje na liście nieodebranych obok pytania o cennik
  • Ekipa czeka pod klatką, bo klucz jest u sąsiada
  • Wyjazd kończy się stwierdzeniem, że to sprawa zarządcy
  • Wymiana baterii zajmuje tę samą uwagę co zalanie

Czego agent nie robi

Granice usługi są częścią oferty. Agent, który obiecuje wszystko, w praktyce psuje rozmowę z klientem.

  • Nie ocenia technicznie, co jest przyczyną wycieku ani jak poważna jest awaria.

  • Nie instruuje klienta, co ma odkręcić, zakręcić albo rozebrać.

  • Nie podaje cen usług ani stawek za dojazd poza tymi, które są w zatwierdzonej bazie wiedzy.

  • Nie rozstrzyga, czy naprawa należy do właściciela lokalu, czy do zarządcy budynku.

  • Nie obiecuje przyjazdu poza godzinami z kalendarza, nawet gdy dzwoniący mówi o zalaniu.

  • Integracje spoza zakresu uzgodnionego w pilotażu traktujemy jako możliwość wymagającą walidacji technicznej, a nie jako gotową funkcję.

O co najczęściej pytają firmy hydrauliczne

Wy, przed uruchomieniem. Agent nie ocenia sytuacji technicznie, tylko zadaje ustalone z Wami pytania rozstrzygające, na przykład czy woda jest odcięta i czy zalewany jest inny lokal, a potem stosuje regułę, którą sami zdefiniowaliście. Dzięki temu ta sama sytuacja jest zawsze klasyfikowana tak samo, niezależnie od pory dnia i od tego, kto akurat by odebrał.

Agent trzyma się scenariusza i zadaje krótkie, konkretne pytania, bo przy panice właśnie to działa najlepiej. Nie podnosi tonu, nie ponagla i nie próbuje uspokajać na siłę. Jeśli rozmowa nie pozwala zebrać podstawowych danych, przekazuje sprawę wskazanej osobie i oznacza ją jako pilną, zamiast kończyć ją niczym.

Może zapytać, czy woda jest odcięta, bo to jest informacja potrzebna do oceny pilności. Nie będzie natomiast instruował, gdzie szukać zaworu ani co odkręcić, bo to jest doradztwo techniczne i wykracza poza jego rolę. Jeśli macie własny, zatwierdzony komunikat na takie sytuacje, dokładamy go do bazy wiedzy i wtedy agent przekazuje go w niezmienionej formie.

Zmienia i piszemy go osobno. W rozmowie z zarządcą dzwoniący zwykle nie jest osobą, która wpuści ekipę, i nie jest też płatnikiem. Agent zbiera wtedy dwa kontakty: do osoby organizującej dostęp i do tej, która zatwierdza zlecenie. To skraca sprawę o co najmniej jeden telefon.

Nie, bo nie zna innych terminów niż te, które realnie są wolne w Waszym kalendarzu, i nie proponuje godzin spoza Waszych godzin pracy. Przy zgłoszeniu pilnym oznacza sprawę i przekazuje ją dalej, ale nie deklaruje, że ktoś będzie za dwadzieścia minut. To Wy decydujecie, co dzieje się ze zgłoszeniem oznaczonym jako pilne.

Bardzo często tak i to jest sensowny punkt startu, bo w hydraulice zgłoszenia awaryjne kumulują się rano i wieczorem, czyli poza typowymi godzinami biura. Zanim to jednak zdecydujecie, sprawdźcie własny rozkład zgłoszeń, bo bywa on różny. Opisujemy, jak to policzyć, w przewodniku o zgłoszeniach po godzinach.

Powiązane strony

Branża

Ogrzewanie

Kotły, przeglądy przed sezonem i awarie, których nie wolno umawiać na przyszły tydzień. Agent rozpoznaje pilność i wie, kiedy oddać rozmowę człowiekowi.

Zobacz

Branża

Klimatyzacja

Montaż, przeglądy i awarie w jednym sezonie. Agent odbiera w szczycie, zbiera zgłoszenie i umawia termin z kalendarza.

Zobacz

mazowieckie

Warszawa

Warszawski rynek usługowy nie jest trudny dlatego, że mało w nim pracy. Jest trudny dlatego, że pracy jest tyle, ile firma zdąży obsłużyć, a o tym decyduje logistyka dnia i tempo odpowiedzi. Duża część lokali jest wynajmowana, więc obok właścicieli dzwonią najemcy i zarządcy, czyli osoby zgłaszające problem, ale nieprzesądzające o naprawie.

Zobacz

małopolskie

Kraków

Dla firmy instalacyjno-serwisowej Kraków dzieli się na dwie strefy o zupełnie innej logice pracy. W nowych osiedlach liczy się dostępność terminu i sprawny montaż. W kamienicach i lokalach w centrum liczy się to, czy da się w ogóle wejść, kiedy i za czyją zgodą. Ta druga część zjada najwięcej telefonów, bo jedno zlecenie wymaga uzgodnień z kilkoma osobami.

Zobacz

Sprawdź, ile telefonów nie wraca do Ciebie

Podczas 30-minutowej rozmowy przejdziemy przez Twój sezon, obecny sposób odbierania telefonów i umawiania wizyt. Sprawdzimy, gdzie uciekają zapytania i czy wdrożenie ma u Ciebie sens ekonomiczny.

Umów rozmowę