Helpify
Umów rozmowę

Agent AI · Wentylacja i rekuperacja

Klient dzwoni raz, z placu budowy, i albo trafia na Ciebie, albo na kogoś innego

W rekuperacji zapytanie pada wcześnie, często na etapie stanu surowego, a decyzja zapada wiele tygodni później. Firma, która nie odebrała pierwszego telefonu, zwykle nie dostaje drugiej szansy, bo nikt nie dzwoni po raz drugi do numeru, który milczał. Agent AI Helpify odbiera to połączenie, zapisuje, na jakim etapie jest inwestycja, i umawia rozmowę albo wizję lokalną, zanim klient przejdzie do kolejnej firmy z listy.

Umów rozmowę

Obsługujemy firmy z całej Polski. Wdrożenie i konfiguracja odbywają się zdalnie.

Gdzie firma od wentylacji i rekuperacji traci zapytania

Pierwszy telefon decyduje o całej inwestycji

Inwestor dzwoni raz, zwykle w trakcie budowy, i porównuje kilka firm w jedno popołudnie. Nie zostawia wiadomości i nie oddzwania, bo ma jeszcze cztery numery na liście. Jedno nieodebrane połączenie nie kosztuje tu jednego serwisu, tylko całe zlecenie na projekt i montaż.

Drobne serwisy zajmują tę samą linię co duże zlecenia

Wymiana filtrów, regulacja przepływu, pytanie o termin przeglądu. Każde z tych zgłoszeń jest krótkie, ale jest ich stale i wpadają w losowych momentach. Kiedy odbiera je ta sama osoba, która prowadzi rozmowy o inwestycjach, duże zapytania czekają za drobnymi.

Bez etapu inwestycji nie wiadomo, co z leadem zrobić

Inne działanie wymaga klient, który wylewa fundamenty, a inne ten, który ma już położone tynki. Kiedy tej informacji nie ma w zgłoszeniu, handlowiec albo dzwoni za wcześnie i traci czas, albo za późno i zastaje inwestycję zamkniętą przez konkurencję.

Rozmowy, które agent prowadzi za Ciebie

Każdy scenariusz opisuje to, co agent robi dziś na żywym numerze: zbiera zgłoszenie, sprawdza kalendarz, rezerwuje termin i przekazuje sprawę człowiekowi, gdy tak trzeba.

01

Zapytanie z placu budowy

„Buduję dom, jestem na etapie stanu surowego zamkniętego. Chciałbym rekuperację, zdążycie do zimy?”

Co robi agent

  • Ustala, że sprawa dotyczy nowej instalacji, a nie serwisu, i zapisuje to jako typ zgłoszenia.
  • Zapisuje opis inwestycji dokładnie tak, jak przedstawił ją klient, razem z etapem budowy i metrażem, jeśli klient je poda.
  • Pyta o lokalizację inwestycji, bo od niej zależy, kto z zespołu ma pojechać.
  • Zbiera imię i numer, odczytuje numer z powrotem grupami po trzy cyfry i prosi o potwierdzenie.
  • Nie obiecuje terminu realizacji, którego nie ma w kalendarzu. Zamiast tego proponuje najbliższy wolny termin rozmowy albo wizji lokalnej i rezerwuje go w trakcie połączenia.

Co dostaje firma

Zgłoszenie inwestycyjne z etapem budowy, lokalizacją i sprawdzonym numerem oraz umówiony konkretny kolejny krok zamiast obietnicy oddzwonienia.

02

Wymiana filtrów, czyli zgłoszenie, które nie powinno zajmować człowieka

„Dzień dobry, montowaliście u mnie rekuperację. Chciałbym wymienić filtry, można umówić?”

Co robi agent

  • Rozpoznaje, że to sprawa serwisowa, a nie nowe zapytanie inwestycyjne.
  • Zbiera lokalizację, imię i numer telefonu z tą samą walidacją co przy każdym innym zgłoszeniu.
  • Zapisuje opis sprawy słowami klienta, łącznie z tym, co klient pamięta o swojej instalacji.
  • Sprawdza kalendarz i rezerwuje termin bez angażowania nikogo z zespołu.

Co dostaje firma

Powtarzalne zgłoszenie załatwione w całości przez agenta. Linia zostaje wolna dla rozmowy o inwestycji.

03

Centrala pracuje inaczej niż wcześniej

„Rekuperacja zrobiła się głośniejsza i chyba słabiej ciągnie. Nie wiem, czy to filtry, czy coś poważniejszego.”

Co robi agent

  • Zapisuje objaw słowami klienta i nie próbuje zgadywać przyczyny.
  • Nie ocenia, czy to filtry, wymiennik czy regulacja, bo diagnoza przez telefon to zadanie serwisanta.
  • Ustala lokalizację i pilność, po czym proponuje termin z realnie wolnych okien.
  • Przyjmuje poprawkę danych, jeśli klient w trakcie rozmowy zmieni adres, numer albo opis sprawy.

Co dostaje firma

Serwisant jedzie z opisem objawu i wie, czego się spodziewać, zamiast odtwarzać sprawę na miejscu od zera.

04

Pytanie, na które nie ma odpowiedzi w bazie wiedzy

„A czy na taką instalację mogę dostać jakieś dofinansowanie? Ile bym dostał?”

Co robi agent

  • Nie odpowiada, bo warunki programów wsparcia zmieniają się niezależnie od firmy, a zła informacja wraca do Ciebie jako reklamacja.
  • Mówi wprost, że tę sprawę potwierdzi osoba z zespołu, zamiast improwizować.
  • Kończy zbieranie zgłoszenia, żeby kontakt nie urwał się na jednym trudnym pytaniu.
  • Przekazuje sprawę wskazanej osobie razem z transkryptem, więc nikt nie pyta klienta o to samo drugi raz.

Co dostaje firma

Klient dostaje uczciwe „sprawdzimy i wrócimy” zamiast wymyślonej liczby, a Ty masz komplet danych do oddzwonienia.

Co agent ustala w rozmowie

To jest zakres, który agent zbiera w standardzie. Dodatkowe pola charakterystyczne dla Twojej firmy dokładamy przy konfiguracji scenariusza.

  • Czego dotyczy sprawa

    Nowa instalacja czy serwis. To jedno rozstrzygnięcie decyduje, czy zgłoszenie trafia do handlowca, czy prosto do kalendarza serwisu.

  • Lokalizacja

    Adres inwestycji bywa inny niż adres klienta. Ustalony w rozmowie oszczędza jedną turę telefonów.

  • Opis sprawy słowami klienta

    Tu mieści się etap budowy, metraż i to, co klient sam uzna za ważne. Przy inwestycji ten opis decyduje, kiedy warto oddzwonić.

  • Imię i numer telefonu

    Numer sprawdzany na dokładnie dziewięć cyfr i odczytywany z powrotem grupami po trzy. Przy leadzie inwestycyjnym błędna cyfra to stracone zlecenie, a nie drobiazg.

  • Pilność

    Serwis potrafi być pilny, inwestycja prawie nigdy nie jest. Agent nie traktuje wszystkiego jednakowo.

Sezonowość, która decyduje o kosztach

Wentylacja i rekuperacja nie chodzą za pogodą, tylko za cyklem budowy. Wiosną i latem przybywa zapytań z inwestycji w trakcie realizacji, jesienią pojawiają się odbiory i uruchomienia przed zimą, a serwis filtrów i regulacji rozkłada się na cały rok, z wyraźną falą po sezonie pylenia. Efekt jest taki, że linia nigdy nie stoi pusta, ale też rzadko jest przeciążona w jeden dzień. Problemem nie jest szczyt, tylko to, że pojedyncze zapytanie inwestycyjne wpada między dziesięć drobnych spraw i łatwo je przeoczyć.

Policz, ile tracisz na nieodebranych telefonach

Przesuń suwaki i zobacz na żywo, ile przychodu ucieka do konkurencji, zanim ktokolwiek odbierze telefon.

6
22
25%
1200 zł

Tracisz nawet

39 600 zł

miesięcznie

W skali roku475 200 zł

6 nieodebranych × 22 dni × 25% × 1200 zł = 39 600 zł miesięcznie.

Umów rozmowę i domknij tę dziurę

Orientacyjny szacunek na podstawie podanych danych. Rzeczywisty wynik zależy m.in. od branży, sezonu i skuteczności sprzedaży.

Agent AI vs.
ręczna obsługa telefonu

Umów rozmowę
System Helpify
  • Odbiera pierwszy telefon z inwestycji, także w trakcie montażu u innego klienta
  • Rozdziela zapytanie inwestycyjne od serwisowego już w rozmowie
  • Zamyka drobne zgłoszenie serwisowe bez angażowania zespołu
  • Zapisuje etap inwestycji, więc wiadomo, kiedy oddzwonić
  • Trudne pytanie oddaje człowiekowi razem z transkryptem
Ręczna obsługa
  • Inwestor nie zostawia wiadomości i nie dzwoni po raz drugi
  • Wszystko trafia do jednej listy i jest obrabiane w kolejności przypadkowej
  • Wymiana filtrów zajmuje tę samą osobę co rozmowa o całej instalacji
  • Handlowiec dzwoni w ciemno, za wcześnie albo za późno
  • Klient tłumaczy tę samą sprawę drugi raz

Czego agent nie robi

Granice usługi są częścią oferty. Agent, który obiecuje wszystko, w praktyce psuje rozmowę z klientem.

  • Nie dobiera centrali, nie liczy wydajności i nie projektuje instalacji. To jest praca projektanta, a nie rozmowy telefonicznej.

  • Nie podaje cen projektu ani montażu. Korzysta wyłącznie z zatwierdzonej bazy wiedzy.

  • Nie wypowiada się o programach dofinansowań ani o warunkach ich przyznania.

  • Nie ocenia przez telefon, czy hałas albo słabszy przepływ to filtry, wymiennik czy regulacja.

  • Nie proponuje terminów spoza godzin pracy ustalonych w kalendarzu.

  • Integracje spoza zakresu uzgodnionego w pilotażu traktujemy jako możliwość wymagającą walidacji technicznej, a nie jako gotową funkcję.

O co najczęściej pytają firmy od wentylacji i rekuperacji

Tak i to jest pierwsza rzecz, którą ustala w rozmowie. Typ sprawy decyduje o wszystkim, co dzieje się dalej: inwestycja idzie do handlowca z opisem etapu budowy, a serwis prosto do kalendarza. Bez tego rozdzielenia zgłoszenie za kilkadziesiąt tysięcy leży w tej samej kolejce co wymiana filtrów.

Odwrotnie, to jest dokładnie ten telefon, którego nie wolno stracić. Agent nie kosztuje uwagi zespołu, więc może przyjąć rozmowę, która zwróci się dopiero za kilka miesięcy. Zapisuje etap inwestycji w opisie zgłoszenia, dzięki czemu wiesz, kiedy warto oddzwonić, zamiast zgadywać albo dzwonić za wcześnie.

Nie. Dobór urządzenia i wydajności wynika z projektu, kubatury, liczby pomieszczeń i szczelności budynku, a nie z rozmowy telefonicznej. Agent zbiera to, co klient sam potrafi opisać, i umawia rozmowę z osobą, która potrafi to policzyć. Liczba podana przez telefon i tak musiałaby zostać odwołana.

Agent nie odpowiada na pytania o programy wsparcia i wprost mówi, że potwierdzi to osoba z zespołu. Warunki takich programów zmieniają się niezależnie od Twojej firmy, a błędna informacja podana przez telefon wraca później jako reklamacja. Zgłoszenie zbiera do końca, więc kontakt nie urywa się na jednym trudnym pytaniu.

Standardowa oferta obejmuje połączenia przychodzące oraz ciepłe leady, które same poprosiły o kontakt. Systematyczne dzwonienie do istniejącej bazy klientów to osobny temat, który wymaga sprawdzenia podstawy kontaktu i zgód po Twojej stronie. Nie uruchamiamy takiej kampanii tylko dlatego, że technicznie jest możliwa.

Agent nie udaje, że ma dostęp do historii, której nie dostał. Zapisuje wszystko, co klient pamięta, razem z lokalizacją i numerem, więc odszukanie zlecenia w Twoich dokumentach zajmuje chwilę zamiast rozmowy śledczej. Jeśli w pilotażu podepniemy źródło danych o instalacjach, agent może z niego korzystać, ale ustalamy to wcześniej.

W pilotażu podpinamy jeden numer lub przekierowanie oraz jeden kalendarz i to jest zakres, za który ręczymy. Agent rozpoznaje typ sprawy już w rozmowie, więc rozdzielenie zgłoszeń na dwa kalendarze jest naturalnym kolejnym krokiem, ale traktujemy je jako zakres do uzgodnienia, a nie jako funkcję, która działa z pudełka. Jeśli od początku chcesz oba, ustalamy to przed startem, a nie w trakcie.

Od jednego kontrolowanego punktu wejścia. Najczęściej są to połączenia po godzinach albo druga linia na czas, gdy obie osoby rozmawiają. Pilotaż trwa 30 dni, ma ustalony zakres i mierniki, a decyzję o rozszerzeniu podejmujemy na podstawie tego, co realnie się wydarzyło, a nie na podstawie założeń.

Powiązane strony

Branża

Klimatyzacja

Montaż, przeglądy i awarie w jednym sezonie. Agent odbiera w szczycie, zbiera zgłoszenie i umawia termin z kalendarza.

Zobacz

Branża

Ogrzewanie

Sezon grzewczy, awarie i sprawy, których nie wolno umawiać na przyszły tydzień. Agent rozpoznaje pilność i wie, kiedy oddać rozmowę człowiekowi.

Zobacz

mazowieckie

Warszawa

Warszawski rynek usługowy nie jest trudny dlatego, że mało w nim pracy. Jest trudny dlatego, że pracy jest tyle, ile firma zdąży obsłużyć, a o tym decyduje logistyka dnia i tempo odpowiedzi. Duża część lokali jest wynajmowana, więc obok właścicieli dzwonią najemcy i zarządcy, czyli osoby zgłaszające problem, ale nieprzesądzające o naprawie.

Zobacz

śląskie

Katowice

Rynek usługowy Śląska jest gęsty i policentryczny. Nie ma tu jednego centrum z obwarzankiem sypialni, tylko kilkanaście miast, które stykają się granicami. Dla firmy instalacyjno-serwisowej znaczy to jedno: zlecenia są blisko siebie, ale rozłożone na wiele adresów, a o rentowności dnia decyduje kolejność wizyt.

Zobacz

Sprawdź, ile telefonów nie wraca do Ciebie

Podczas 30-minutowej rozmowy przejdziemy przez Twój sezon, obecny sposób odbierania telefonów i umawiania wizyt. Sprawdzimy, gdzie uciekają zapytania i czy wdrożenie ma u Ciebie sens ekonomiczny.

Umów rozmowę