Helpify
Umów rozmowę

Agent AI · Pompy ciepła

Klient dzwoni z pytaniem o dotację, a rozmowa i tak kończy się na oddzwonimy

W pompach ciepła pierwsza rozmowa prawie nigdy nie dotyczy montażu. Dotyczy pieniędzy: ile to kosztuje, ile dostanę z dofinansowania, czy to się w ogóle opłaci. To są pytania, na które nie wolno odpowiadać z pamięci, a jednocześnie takie, po których najłatwiej stracić kontakt. Agent AI Helpify przyjmuje takie zgłoszenie do końca, zbiera opis budynku i umawia rozmowę z człowiekiem, zamiast urwać ją na jednym trudnym pytaniu.

Umów rozmowę

Obsługujemy firmy z całej Polski. Wdrożenie i konfiguracja odbywają się zdalnie.

Gdzie firma od pomp ciepła traci zapytania

Pierwsza rozmowa jest o pieniądzach, nie o instalacji

Klient dzwoni, żeby zapytać o koszt i o dofinansowanie, a nie żeby zamówić montaż. Jeśli nie dostanie sensownej odpowiedzi w ciągu kilkudziesięciu sekund, rozłącza się i dzwoni dalej. Jeśli dostanie zmyśloną, wraca z pretensją na etapie umowy.

Decyzja zapada tygodnie po telefonie

Między pierwszym pytaniem a podpisaniem umowy mija zwykle kilka tygodni i kilka rozmów z różnymi firmami. Wygrywa nie ta, która była najtańsza, tylko ta, która odebrała, zapisała szczegóły i odezwała się wtedy, gdy klient był gotowy.

Serwis cudzych instalacji zjada linię

Część zgłoszeń dotyczy pomp montowanych przez inne firmy, czasem takie, które już nie istnieją. To są rozmowy potrzebne, ale zupełnie inne niż zapytanie ofertowe, a wpadają na ten sam numer i w tym samym czasie.

Rozmowy, które agent prowadzi za Ciebie

Każdy scenariusz opisuje to, co agent robi dziś na żywym numerze: zbiera zgłoszenie, sprawdza kalendarz, rezerwuje termin i przekazuje sprawę człowiekowi, gdy tak trzeba.

01

Ile dostanę dofinansowania

„Chcę wymienić kocioł na pompę ciepła. Ile mogę dostać z programu i czy się kwalifikuję?”

Co robi agent

  • Nie podaje kwoty ani warunków, bo programy wsparcia zmieniają się niezależnie od firmy, a zła informacja wraca jako reklamacja.
  • Mówi wprost, że warunki potwierdzi osoba z zespołu, zamiast improwizować albo zbywać klienta.
  • Nie kończy na tym rozmowy: zbiera typ sprawy, lokalizację i opis obecnego źródła ciepła słowami klienta.
  • Proponuje termin rozmowy albo wizji lokalnej i rezerwuje go w kalendarzu.

Co dostaje firma

Lead na wymianę źródła ciepła z opisem stanu obecnego, zamiast rozmowy urwanej na pytaniu, na które nikt nie powinien odpowiadać z pamięci.

02

Czy pompa da radę w moim domu

„Mam dom z lat dziewięćdziesiątych, częściowo ocieplony, grzejniki. Da się tam wstawić pompę?”

Co robi agent

  • Nie ocenia wykonalności ani doboru mocy, bo to wynika z obliczeń, a nie z opisu przez telefon.
  • Zapisuje wszystko, co klient sam potrafi powiedzieć o budynku: metraż, rok budowy, rodzaj ogrzewania, stan ocieplenia.
  • Wyjaśnia, że odpowiedź wymaga sprawdzenia na miejscu albo policzenia, i od razu proponuje termin.
  • Rezerwuje wizję lokalną, a gdy klient zmieni zdanie co do terminu, przekłada ją w tej samej rozmowie.

Co dostaje firma

Umówiona wizja lokalna z opisem budynku, dzięki czemu osoba wyjeżdżająca w teren wie, czego się spodziewać, zanim dojedzie.

03

Rachunki wyższe, niż klient się spodziewał

„Mam pompę od dwóch lat i rachunki są wyższe, niż mi obiecywano. Coś jest nie tak.”

Co robi agent

  • Zapisuje skargę słowami klienta i nie ocenia, czy wina leży po stronie urządzenia, ustawień czy budynku.
  • Ustala, kto montował instalację, bo od tego zależy, czy to sprawa gwarancyjna, czy zwykły serwis.
  • Nie obiecuje bezpłatnej wizyty ani naprawy z gwarancji, jeśli nie ma tego w zatwierdzonej bazie wiedzy.
  • Umawia serwis albo przekazuje sprawę wskazanej osobie, gdy rozmowa wykracza poza ustalony zakres.

Co dostaje firma

Reklamacja przyjęta spokojnie i z kompletem faktów, zamiast emocjonalnej rozmowy odtwarzanej potem z pamięci.

04

Klient z gotowym projektem

„Mam projekt od architekta, dobrana moc, wiem czego chcę. Potrzebuję tylko wykonawcy.”

Co robi agent

  • Rozpoznaje, że to zgłoszenie na innym etapie niż zapytanie o dotację, i zapisuje to w opisie.
  • Zbiera lokalizację inwestycji, planowany termin i informację, że projekt już istnieje.
  • Nie wycenia i nie deklaruje dostępności ekipy w konkretnym miesiącu.
  • Umawia rozmowę z osobą, która może przyjąć zlecenie, i rezerwuje jej termin.

Co dostaje firma

Najbardziej wartościowy typ zgłoszenia trafia do właściwej osoby tego samego dnia, a nie po dwóch dniach oddzwaniania.

Co agent ustala w rozmowie

To jest zakres, który agent zbiera w standardzie. Dodatkowe pola charakterystyczne dla Twojej firmy dokładamy przy konfiguracji scenariusza.

  • Czego dotyczy sprawa

    Zapytanie o montaż, serwis własnej instalacji czy serwis cudzej. Te trzy ścieżki prowadzą do zupełnie innych osób w firmie.

  • Lokalizacja

    Adres inwestycji decyduje o tym, czy dojazd na wizję lokalną w ogóle się opłaca, a przy pompach wizja jest praktycznie zawsze konieczna.

  • Opis budynku i obecnego ogrzewania słowami klienta

    Metraż, rok budowy, rodzaj grzejników, stan ocieplenia. To nie zastępuje obliczeń, ale pozwala ocenić, czy warto jechać.

  • Imię i numer telefonu

    Decyzja o pompie ciepła zapada tygodniami, więc pomyłka w numerze oznacza kontakt przepadły bez śladu. Agent potwierdza komplet dziewięciu cyfr i powtarza numer w trzech grupach.

  • Etap decyzji

    Klient rozważający jest czymś innym niż klient z gotowym projektem. Bez tej informacji handlowiec dzwoni do wszystkich tak samo.

Sezonowość, która decyduje o kosztach

Pompy ciepła mają rytm odwrotny do serwisu kotłów. Największy ruch w zapytaniach przypada na wiosnę i lato, bo wtedy ludzie planują inwestycję na kolejny sezon i chcą zdążyć przed zimą. Jesienią zapytania ofertowe wyhamowują, ale rośnie liczba zgłoszeń serwisowych i rozmów o rachunkach, kiedy instalacje zaczynają pracować pełną mocą. Efekt jest taki, że linia jest obciążona przez cały rok, tylko za każdym razem innym typem rozmowy.

Policz, ile tracisz na nieodebranych telefonach

Przesuń suwaki i zobacz na żywo, ile przychodu ucieka do konkurencji, zanim ktokolwiek odbierze telefon.

6
22
25%
1200 zł

Tracisz nawet

39 600 zł

miesięcznie

W skali roku475 200 zł

6 nieodebranych × 22 dni × 25% × 1200 zł = 39 600 zł miesięcznie.

Umów rozmowę i domknij tę dziurę

Orientacyjny szacunek na podstawie podanych danych. Rzeczywisty wynik zależy m.in. od branży, sezonu i skuteczności sprzedaży.

Agent AI vs.
ręczna obsługa telefonu

Umów rozmowę
System Helpify
  • Przyjmuje pytanie o dofinansowanie bez zmyślania kwoty i prowadzi rozmowę dalej
  • Zapisuje etap decyzji, więc wiadomo, kiedy oddzwonić
  • Zbiera opis budynku, zanim ktokolwiek wsiądzie do auta
  • Oddziela serwis cudzej instalacji od zapytania ofertowego już w rozmowie
  • Odbiera także wtedy, gdy ekipa jest na montażu przez cały dzień
Ręczna obsługa
  • Rozmowa urywa się na trudnym pytaniu albo pada liczba z pamięci
  • Wszyscy leady traktowane tak samo, niezależnie od gotowości klienta
  • Wizja lokalna zaczyna się od wywiadu, który mógł być zrobiony przez telefon
  • Reklamacja i lead sprzedażowy lądują w tej samej kolejce
  • W szczycie sezonu inwestycyjnego telefon dzwoni w pustym biurze

Czego agent nie robi

Granice usługi są częścią oferty. Agent, który obiecuje wszystko, w praktyce psuje rozmowę z klientem.

  • Nie podaje kwot dofinansowań ani nie ocenia, czy klient kwalifikuje się do programu.

  • Nie dobiera mocy urządzenia i nie ocenia, czy pompa sprawdzi się w konkretnym budynku.

  • Nie liczy opłacalności ani przewidywanych rachunków.

  • Nie wycenia montażu i nie deklaruje dostępności ekipy w konkretnym terminie realizacji.

  • Nie rozstrzyga, czy zgłoszenie jest sprawą gwarancyjną.

  • Integracje spoza zakresu uzgodnionego w pilotażu traktujemy jako możliwość wymagającą walidacji technicznej, a nie jako gotową funkcję.

O co najczęściej pytają firmy od pomp ciepła

Bo problemem nie jest brak odpowiedzi, tylko utrata kontaktu. Klient, który usłyszy „tę kwotę potwierdzi nasz doradca, umówmy rozmowę na jutro na dziesiątą”, zostaje. Klient, który trafi na sygnał zajętości, dzwoni do następnej firmy. Agent zamienia trudne pytanie w umówiony termin zamiast w rozłączenie.

Tak, bo nie wymaga od niego wiedzy technicznej. Pyta o rzeczy, które każdy zna: mniej więcej ile metrów, z którego roku dom, czym jest teraz ogrzewany. Jeśli klient czegoś nie wie, agent to odnotowuje zamiast drążyć. Reszta i tak wychodzi na wizji lokalnej.

Nie odsiewamy, tylko rozdzielamy, bo część takich zgłoszeń to dobre zlecenia serwisowe. Agent ustala w rozmowie, kto montował instalację, i oznacza zgłoszenie odpowiednio. Dzięki temu nie trafia ono do handlowca jako zapytanie ofertowe, a Ty widzisz, jaka część Twojego strumienia to obsługa cudzych instalacji.

Tylko wtedy, gdy macie ustalone widełki i wpiszemy je do bazy wiedzy. Domyślnie nie, bo cena pompy zależy od mocy, budynku, rodzaju instalacji i zakresu prac, a kwota rzucona przez telefon albo zamyka rozmowę, albo staje się obietnicą, z której trzeba się potem wycofać.

Po tym, co klient sam mówi o etapie: czy dopiero się rozgląda, czy ma projekt, ofertę od kogoś innego albo konkretny termin. Agent zapisuje to w zgłoszeniu jako osobną informację, więc widzisz to od razu na liście, a nie dopiero po rozmowie. Przy cyklu decyzyjnym liczonym w tygodniach to jest różnica między oddzwonieniem w dobrym a w złym momencie.

Tamta dotyczy serwisu kotłów i sezonu grzewczego, czyli zgłoszeń pilnych i powtarzalnych. Ta dotyczy inwestycji, w której klient podejmuje decyzję tygodniami i zaczyna od pytań o pieniądze. To są dwa różne procesy sprzedaży, więc scenariusz rozmowy piszemy dla każdego osobno.

Powiązane strony

Branża

Ogrzewanie

Kotły, przeglądy przed sezonem i awarie, których nie wolno umawiać na przyszły tydzień. Agent rozpoznaje pilność i wie, kiedy oddać rozmowę człowiekowi.

Zobacz

Branża

Fotowoltaika

Zapytania ofertowe, serwis własnych instalacji i serwis cudzych, wszystko na jednym numerze. Agent rozdziela to już w rozmowie.

Zobacz

śląskie

Katowice

Rynek usługowy Śląska jest gęsty i policentryczny. Nie ma tu jednego centrum z obwarzankiem sypialni, tylko kilkanaście miast, które stykają się granicami. Dla firmy instalacyjno-serwisowej znaczy to jedno: zlecenia są blisko siebie, ale rozłożone na wiele adresów, a o rentowności dnia decyduje kolejność wizyt.

Zobacz

dolnośląskie

Wrocław

Wrocławski rynek instalacyjno-serwisowy jest mocno związany z nowym budownictwem. To zmienia rytm pracy: zamiast równomiernego strumienia awarii pojawiają się fale zgłoszeń po odbiorach w kolejnych inwestycjach, a po nich, z opóźnieniem, fala pierwszych przeglądów. Klient z nowego mieszkania rzadko dzwoni dwa razy. Albo umówi się od razu, albo znajdzie firmę, która odbierze.

Zobacz

Sprawdź, ile telefonów nie wraca do Ciebie

Podczas 30-minutowej rozmowy przejdziemy przez Twój sezon, obecny sposób odbierania telefonów i umawiania wizyt. Sprawdzimy, gdzie uciekają zapytania i czy wdrożenie ma u Ciebie sens ekonomiczny.

Umów rozmowę